Imprevistos em viagens

Viagens Corporativas: 7 dicas para evitar imprevistos

Enviar colaboradores para fechar vendas em viagens de negócios é uma prática comum na sua empresa?

As viagens corporativas, mesmo para os mais experientes, reservam surpresas muitas vezes desagradáveis, que fogem ao controle e podem prejudicar a produtividade do colaborador viajante.

No entanto, é possível minimizar problemas e se preparar melhor para quaisquer imprevistos.  Confira o artigo e descubra como evitar imprevistos em viagens corporativas:

 

  1. Bagagem: leve apenas o essencial

Na maioria dos casos, as viagens de trabalho duram poucos dias, sendo possível fazer uma mala enxuta, com apenas itens essenciais.

Para não errar, verifique previamente o clima do seu destino final para fazer uma mala otimizada. Prefira bagagens de bordo, que não necessitam serem despachadas.

A Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC) assegura a franquia de bagagens de mão de até 10 kg para cada pessoa. O que significa que qualquer passageiro tem o direito de levar consigo dentro da aeronave uma bagagem de mão sem nenhum custo: desde que não exceda os 10kg previstos em seu código.

Além disso é imprescindível cumprir as normas de dimensão de malas de mão.  Aqui no Brasil, as companhias aéreas exigem malas com dimensões máximas de: 55 cm x 35 cm x 25 cm (altura, largura e comprimento), incluindo rodinhas, alças e/ou bolsos.

Além disso, uma bagagem com menos itens e que pode ir com você dentro da cabine, evita o temido extravio de bagagens ou avarias.

Apesar da perda de malas por parte das companhias ter diminuído muito nos últimos anos com a adoção de novas tecnologias de rastreio, cerca de 25 milhões de bagagens não chegam aos seus donos. Um transtorno imenso que você pode evitar ao adotar malas de bordo.

É preciso ficar atento também aos itens que você pode levar dentro dela. A lista varia de destinos nacionais e internacionais. No entanto, a ANAC adverte o transporte de objetos cortantes, inflamáveis, explosivos ou que sejam considerados perigosos e que ponham a segurança de todos em risco. Para destinos internacionais, é proibido levar frascos de líquidos superiores a 100 ml.  Caso surja alguma dúvida, fale com a empresa aérea previamente e evite transtornos.

Se ainda assim você precisar despachar alguma bagagem, é importante lembrar de não colocar nela objetos eletrônicos ou itens de valor como joias, relógios, dinheiro, celulares ou computadores de bordo. Leve-os com você numa mochila ou mala de mão. Não se esqueça de colocar um cadeado para maior segurança e pese sua mala antes de sair de casa. Saber o peso evita surpresas desagradáveis e assegura que ela não exceda o limite contratado.

 

  1. Planejamento prévio

Planejar a viagem de férias é algo natural para você? Pois é. Muita gente, logo depois de escolher o destino para descansar, mergulhe fundo no planejamento, escolhendo locais para visitar, pesquisando hotéis e selecionando os melhores trajetos para garantir que nada dê errado neste período. Então, por que não fazer o mesmo com viagens corporativas?

Antes de representar a empresa em um novo destino, pesquise sobre o lugar. Saber sobre língua, a religião predominante do local, o clima, hábitos alimentares e fatores geográficos pode fazer toda a diferença.

Converse com colegas que já visitaram o local e evite transtorno. Conferir as datas comemorativas do lugar a ser visitado também pode te ajudar a antecipar problemas. Fique atento.

 

  1. De olho nos eletrônicos

A gente sabe que equipamentos eletrônicos são indispensáveis para qualquer viajante. Em viagens corporativas muitas vezes é preciso levar um verdadeiro arsenal. Celulares, notebooks, tablets…

Por isso, é ainda mais importante cuidar bem deles desde o transporte até o manuseio no hotel.

Para começar, carregue previamente todos aqueles que necessitam de bateria. Saia de casa com a carga completa e certifique-se de levar baterias extras também carregadas caso você as tenha.

É muito importante conferir a voltagem de eletricidade do lugar que você vai. Aqui no Brasil, ela varia em cada estado, podendo ser 220v ou 110v. Saber a voltagem evita que você queime os seus equipamentos e garante a produtividade em qualquer lugar no mundo.

Ficar de olho nos plugues e tomadas é fundamental para viajantes que dependem de aparelhos eletrônicos para a realização de um bom trabalho. No Brasil, o Inmetro regulamentou a comercialização de apenas dois modelos de plugues e tomadas. Mesmo assim, é importante levar consigo adaptadores para garantir o seu conforto e produtividade. Para viagens internacionais, escolha adaptadores universais. Assim você evita imprevistos.

 

  1. Conectado em qualquer lugar

Se você está munido de equipamentos eletrônicos, sem dúvida a internet e o celular são itens de prioridade máxima em suas viagens de trabalho.

Por isso, antes de arrumas as malas, fale com a sua operadora de telefone para falar sobre roaming e planos de dados e voz.

Isto porque, usar o seu celular sem antes consultar sua operadora no Brasil pode acabar custando caro.

Pondere também a aquisição de um chip local. Detalhes como esses vão ajudar você a realizar o seu trabalho em qualquer lugar do mundo sem atropelos.

 

  1. Cartões de crédito e dinheiro

Se a sua viagem será em território nacional, operadoras de cartão de crédito não precisam ser avisadas quanto ao seu deslocamento.

No entanto, se a sua viagem é para o exterior, é fundamental verificar a moeda local antes de viajar e ficar atento ao câmbio. Levar dinheiro é sempre mais vantajoso de um modo geral devido a inexistência de taxas de cartão, por exemplo. No entanto, você fica mais vulnerável quanto a perdas e furtos.

Se a escolha é o cartão, avise sua operadora antes de sair e verifique se o seu cartão é aceito no seu destino. Fique atento às taxas cobradas para não se surpreender com valores altos demais na fatura.

 

  1. Contrate um seguro viagem

Imprevistos acontecem e ninguém está livre deles. Ainda que você seja jovem, esteja com a saúde em dia e viaje com frequência, ninguém pode prever acidentes ou doenças. Boa parte dos destinos internacionais exige a contratação de um seguro viagem, mas essa prática é esquecida em deslocamentos nacionais, o que pode ser um verdadeiro problema.

Com um bom seguro, você evita que problemas fáceis de resolver tornem-se grandes (e caros) em pouco tempo e, de quebra, estreita o relacionamento entre empresa e colaborador. Invista!

 

  1. Procure uma Agência de Viagens

Não importa o tamanho nem o setor de sua empresa. Contar com uma agência de viagens corporativas vai tornar as viagens da sua empresa mais assertivas, otimizadas e práticas. A Nix Travel é uma empresa responsável, que cuida das viagens corporativas de corporações do Brasil inteiro com cuidado e de forma customizada.

Com atendimento exclusivo e soluções rápidas, a Nix Travel garante a desburocratização de processos para viagens de sucesso.

Fale com a Nix Travel e garanta viagens de trabalho cada vez mais produtivas para a sua equipe.

 

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Como orientar adequadamente os profissionais da sua empresa em uma viagem corporativa?

Preparar a sua equipe para uma viagem corporativa é sempre importante. Principalmente se as demandas para esse tipo de tarefa são frequentes. É sempre importante alinhar os procedimentos para que todos dentro da empresa tenham a mesma comunicação.

Essas orientações são necessárias. Não pense que perderá tempo ao reunir a sua equipe para repassar os processos. Afinal, os colaboradores nem sempre irão saber de tudo, portanto é sempre válido ressaltar essas informações.

Mas você não sabe quais as orientações deve direcionar a sua equipe? Sem uma política de viagens corporativas fica meio difícil. Porém, a Nix Travel listou neste post algumas dicas sobre como orientar seus colaboradores adequadamente. Confira e boa leitura!

Saiba como orientar adequadamente os profissionais da sua empresa para uma viagem de negócios

Alinhar procedimentos nem sempre é algo simples. Mas quando se trata de viagens corporativas, ainda mais sendo com mais de um colaborador, é sempre importante dar as devidas orientações.

Veja quais são as mais importantes:

1 – Sobre a mala

A mala de uma viagem corporativa é totalmente diferente de uma mala de férias. Portanto, sempre reforce aos seus colaboradores essa diferença para que nela haja os itens apropriados para que eles possam exercer suas funções. Ou seja, trabalhar corretamente.

Normalmente, o resumo de uma mala de viagens corporativas é de roupas sociais, notebooks e documentos. Sugira que eles tenham um checklist e façam as malas com antecedência para não correr o risco de esquecer nada.

2 – Trace objetivos

As metas dessa viagem de negócios devem ser claras para todos os integrantes. Afinal, quando retornarem, o que precisarão apresentar? Quais os resultados são esperados deles?

Portanto, conscientize os colaboradores sobre o que a empresa espera deles com essa viagem de negócios. Por isso, eles devem retornar com os objetivos alcançados. Então, deixe bem definido qual é a principal meta desse deslocamento.

3 – Faça uma agenda

Oriente seus colaboradores a terem uma agenda para anotarem tudo o que for preciso. Além de claro, seus principais compromissos ao longo dessa viagem corporativa. É importante que essa agenda esteja alinhada com os objetivos da empresa.

Essa prática traz benefícios como:

  • Evitar atrasos nos compromissos;
  • Garante melhor aproveitamento do tempo e que o colaborador se torne mais produtivo ao longo da viagem corporativa;
  • É um plano de ação para que os objetivos dessa viagem de negócios sejam alcançados;
  • Fornece as informações necessárias para que você se planeje para as próximas viagens corporativas;
  • Evita que o colaborador deixe de cumprir alguma demanda por causa do esquecimento.

Hoje em dia, as agendas não precisam ser propriamente de papel. Há aplicativos de agenda que são bastante funcionais e ajudam os profissionais a não esquecerem seus compromissos.

4 – Faça networking

Oriente seus colaboradores a praticarem sempre o networking, aproveitando todas as oportunidades. Parece um pouco óbvio? Sim, mas isso pode cair totalmente no esquecimento durante uma tarefa ou outra. Portanto, a orientação é bastante válida.

Em uma viagem de negócios, os seus colaboradores vão representar a sua organização em um novo ambiente. Sendo assim, são várias chances de conhecer novas pessoas para criar novos laços empresariais. Portanto, clientes, parceiros e fornecedores em potencial são o que mais vão existir no caminho deles.

Lembre a eles de praticar esse networking, afinal, seus colaboradores podem se envolver tanto com o objetivo principal dessa viagem de negócios que podem se esquecer de trocar e-mails ou cartões de visitas e perder grandes oportunidades.

5 – Contatar sempre o gestor

Outra orientação importante a se fazer é entrar em contato sempre com o gestor direto. Se a viagem corporativa for longa, o ideal é ter um horário fixo para repassar ao líder todas as informações necessárias.

Essas informações podem ser repassadas via mensagem de texto, e-mail ou chamadas de vídeo. O que for melhor para manter a comunicação entre o gestor e colaborador. O que não pode é deixar de contatar o responsável.

6 – Fazer registro de todos os gastos

Explique aos seus colaboradores que todos os gastos realizados ao longo da viagem corporativa devem ser registrados. Essa prática traz mais vantagens para a empresa, como:

  • O colaborador terá como comprovar que esse gasto foi realmente feito e necessita ser reembolsado;
  • Esses registros vão servir para que a empresa reveja o orçamento que é destinado aos colaboradores quando fazem viagens de negócios;
  • Se uma viagem traz muitos gastos e poucos resultados, ela não foi bem sucedida. Do contrário, ela foi vantajosa para a empresa e para mostrar o potencial do colaborador;
  • Simplifica muito o processo de reembolso.

Vale lembrar que, além de anotar todos os gastos, o colaborador também deve guardar o cupom fiscal. Essas notas serão as reais comprovações de que houve um gasto necessário e o colaborador será reembolsado.

7 – Estudar o destino

Por último, mas não menos importante, oriente os seus colaboradores a estudarem o destino para onde irão. Principalmente se for uma viagem de negócios internacional. É importante que eles conheçam bem o destino para não ficarem perdidos no lugar ou, ainda, evitar algum tipo de gafe cultural.

Conscientize os seus profissionais que agir com etiqueta é extremamente importante em viagens de negócios. Isso pode ser um degrau para obter o sucesso nas relações comerciais. Portanto, passe para eles qual será o destino e peça para que estudem como é o local.

Neste artigo da Nix Travel, separamos algumas dicas importantes para você orientar adequadamente a sua equipe que está sempre em viagens corporativas. Pode parecer óbvio, mas muitos profissionais se esquecem da maioria desses detalhes por focarem exclusivamente no objetivo da viagem.

Por isso, essa reunião de orientação de viagem corporativa nunca será uma perda de tempo. Além disso, alinhar os processos que serão executados durante essa ida nunca é demais. Prevenir é sempre melhor do que remediar.

Para que a sua viagem de negócios seja um sucesso, é importante que toda a equipe esteja devidamente orientada. O sucesso de uma viagem corporativa depende muito do comportamento do colaborador.

Gostou das nossas dicas para orientar seus profissionais em uma viagem de negócios? Então não deixe de conhecer os serviços corporativos da Nix Travel – agência de viagens corporativas.

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A importância do conforto e da segurança no roteiro para o sucesso da sua viagem corporativa

Viagens corporativas costumam ser um pouco cansativas, não é mesmo? Sempre existe aquela tensão, desde o momento da organização até a fase da ida para a resolução dos negócios. Porém, esse processo não precisa ser assim tão exaustivo.

Ainda que o motivo do seu deslocamento seja a trabalho, sempre há um tempo para explorar o novo local. No entanto, fazer isso sem um devido roteiro pode ser algo um tanto quanto perigoso.

Pensando em deixar esse processo mais leve, a Nix Travel preparou este post para você. Continue acompanhando e veja a importância de ter um roteiro para que a sua viagem de negócios seja um sucesso. Saiba também que toda essa organização pode ser mais simples do que imagina. Continue acompanhando e boa leitura!

Dicas para fazer sua viagem corporativa com conforto e segurança

É essencial que os responsáveis por planejar uma viagem corporativa tomem alguns cuidados na hora de montar esse roteiro. Afinal, é preciso garantir a total segurança do colaborador para que ele realize essa demanda.

Portanto, separamos algumas dicas necessárias que todo gestor deve saber na hora de montar esse roteiro de viagem de negócio. Assim, é possível garantir que o profissional cumpra a sua tarefa com total conforto e segurança.

1 – Pense na rotina do colaborador ao longo da viagem de negócio

Muitas viagens corporativas precisam de mais de um ou dois dias para serem realizadas com sucesso. Porém, quando se pensa em conforto e segurança, a maioria dos gestores entendem que é preciso proteger o colaborador somente contra acidentes ou outras situações de risco.

No entanto, garantir essa segurança e tranquilidade vai além. Pensar no roteiro de viagem corporativa é um desses pontos primordiais. Afinal, garantir que o profissional terá horas de descanso é prezar por sua saúde física e mental.

É muito comum em uma viagem corporativa o colaborador se perder em meio a reuniões e outras demandas, não tendo a real noção do tempo que é dedicado ao trabalho, Essa falta de organização pode afetar seriamente o seu físico e provocar um desgaste emocional muito grande.

Portanto, programar a agenda desse profissional inclui não somente as demandas que ele precisa cumprir, mas também um tempo de qualidade para o seu descanso. Além de pausas para refeições nas horas certas e, quem sabe, até um momento de lazer.

2 – Separação de documentos

Normalmente durante uma viagem de negócios o seu colaborador vai precisa levar algum tipo de documento da empresa. Além dos pessoais como, por exemplo, passagens aéreas, confirmação da reserva do hotel e até um cartão de crédito corporativo, não esquecendo ainda, o seu cronograma.

Todos os documentos são importantes para que essa demanda ocorra sem nenhum tipo de problema. No entanto, é normal que o profissional esqueça algum deles para trás,  afinal, são muitos detalhes que ele precisa pensar para organizar a sua viagem corporativa.

A melhor forma de garantir que ele não deixará nenhum documento é preparar tudo em ordem. Portanto, arrume todos os documentos necessários em uma pasta, sejam eles físicos ou virtuais. Caso seja on-line, use um pen-drive ou HD externo para gravar toda documentação.

3 – Organização de transporte local

As passagens já foram compradas e o hotel reservado. Mas como o colaborador vai se locomover na cidade em que está? Será em um carro alugado pela empresa, contratando serviço de motorista ou a organização necessitará de um transporte próprio? Todo cuidado é pouco quando o assunto é o trânsito. Afinal, ele é imprevisível.

Portanto, decida qual será o meio de transporte utilizado no local por seu colaborador. Após essa decisão ser feita, deixe-o ciente de como será a sua locomoção na cidade onde estará. Isso evitará atrasos durante a sua viagem de negócios.

4 – Hotel

Acreditamos que a essa altura você já deve ter pensado sobre o hotel onde o seu profissional irá ficar hospedado, não é mesmo? Mas pensou na localidade dele e em sua qualidade? Quanto mais próximo o local de hospedagem for de onde o colaborador terá que ir, menor será o tempo de deslocamento.

Além disso, é necessário pensar em seu conforto durante o tempo em que passar no hotel. Se o profissional necessitar levar alguma demanda para resolver lá, terá Wi-Fi disponível? Ou os quartos são confortáveis e o local oferece um bom café da manhã? Verifique também se há bons restaurantes por perto, caso a hospedagem não inclua almoço ou jantar.

5 – Seguro viagem

Esse é um ponto essencial de qualquer viagem corporativa, mas que muitas empresas ignoram. O seguro viagem é uma exigência em caso de viagens internacionais. Quando ela acontece em território nacional, a contratação deste serviço não é obrigatória mas garante mais segurança para quem está indo viajar.

Portanto, independente da obrigatoriedade, o mais indicado é que você contrate um para que o seu profissional viaje totalmente protegido. O valor do seguro viagem vai depender do que ele vai assegurar a uma pessoa. Quanto maior a cobertura, maior o valor da apólice.

Mas esse é um investimento necessário, pois em caso de extravio de bagagem, acidente ou atraso de voo, o colaborador não precisa acionar a empresa. Basta somente entrar em contato com o seguro viagem.

6 – Monte um pequeno roteiro turístico

Que tal surpreender o seu colaborador? Afinal, viagens corporativas costumam ser bem cansativas, ainda mais se duram muitos dias. Então, pesquise alguns pontos turísticos interessantes sobre a cidade onde ele estará hospedado e deixe esse roteiro junto aos seus documentos. Diga a ele que são pequenas dicas para que ele aproveite os seus momentos de descanso.

Afinal, dormir é bom, mas relaxar a mente ajuda um profissional ser mais produtivo. E nada melhor do que conhecer outras culturas e lugares, não é mesmo?

Viu como é importante ter um roteiro de viagens de negócios? Tenha sempre em mente o bem-estar do seu colaborador, afinal, ele estará representando a empresa em um evento bastante importante. Portanto, necessita ser bem assessorado.

Montar o cronograma da sua viagem de negócios e pensar nos detalhes para que ele se preocupe somente em realizar a sua tarefa com excelência é uma ótima solução. Caso necessite de ajuda com o roteiro turístico, conte com a ajuda de um profissional.

A Nix Travel – agencia de viagens corporativas – tem total experiência para assessorar com maestria você e o seu colaborador em relação ao roteiro de viagens corporativas. Clique aqui e entre em contato.

Viagem corporativa

Viagem corporativa – Dicas para um deslocamento sem imprevistos

Que as viagens corporativas são uma forma de expandir os negócios e fazer networking, isso todo mundo sabe. Entretanto, o que poucas pessoas se atentam é que uma viagem de negócios pode ter imprevistos como qualquer outra.

Infelizmente, é mais comum do que se imagina as empresas sofrerem com problemas durante as viagens corporativas, seja por conta do transporte aéreo ou terrestre, da hospedagem, dentre outros fatores.

O fato é que devido à falta de planejamento ou ao pouco conhecimento por parte de quem planeja e organiza as viagens, muitos colaboradores acabam tendo que lidar com uma série de imprevistos durante as viagens de negócios.

Obviamente não podemos controlar o futuro, dessa forma, não há como saber o que acontecerá durante o deslocamento de viagem corporativa.

Entretanto, com prevenção, cuidado e planejamento é possível fazer com que as viagens corporativas se tornem muito mais seguras e eficientes.

Por isso, pensando em ajudar o viajante corporativo e a empresa a terem o mínimo de imprevistos possíveis, a Nix Travel listou neste post algumas dicas essenciais para um deslocamento seguro e sem imprevistos. Confira!

Tenha uma política de viagens corporativas estabelecida

O primeiro passo para evitar imprevistos numa viagem corporativa é ter respaldo em uma política de viagens corporativas estabelecida pela empresa.

A política de viagens nada mais é do que um conjunto de normas e diretrizes que servem como um guia para o viajante corporativo.

Estabelecer parâmetros e procedimentos é extremamente importante para que a viagem de negócios cumpra todas as expectativas desejadas, tanto pela empresa quanto pelo colaborador. Afinal, seria uma verdadeira bagunça se a cada vez que um colaborador viajasse fosse adotado um procedimento diferente.

Então, a solução adotada pelas empresas foi estabelecer um documento com a política de viagens corporativas para servir de orientação para os colaboradores da empresa. Assim, antes de fazer uma viagem o colaborador observa todos os critérios pré-determinados a diferentes fatores, como hospedagem, passagens aéreas, transporte, política de reembolso, limite de gastos, etc.

Então, para evitar imprevistos que podem ser evitados, ou seja, aqueles que não estão fora de nosso controle, uma boa olhada e revisada na política de viagens corporativas é essencial.

Tenha um planejamento

Depois de conferir a política de viagens corporativas da empresa, é necessário fazer um planejamento completo para garantir que ocorrerá tudo bem na viagem e também para poder realizar o controle de despesas.

Com o planejamento é possível definir previamente o período da viagem, qual ou quais funcionários farão o deslocamento, entre outros fatores relacionados. Assim, é possível fazer a compra das passagens com antecedência, reservar a hospedagem, verificar o teto de gastos e as regras de reembolso, além das demais questões pertinentes.

Com tudo organizado previamente, a chance de ocorrer um imprevisto relacionado a passagem ou à hospedagem, por exemplo, é muito menor.

Uma dica também é não deixar para comprar ou reservar passagem e hospedagem de última hora, pois se não houver disponível, o viajante corporativo não conseguirá viajar e aí a viagem de negócios vai literalmente por água abaixo.

Faça um controle de gastos

Todo mundo sabe que se gasta muito durante a realização de uma viagem e nas viagens corporativas não é diferente.

E como o viajante corporativo estará viajando às custas da empresa, é necessário ter cuidado redobrado para não acabar ficando sem dinheiro durante a viagem.

Além disso, é necessário separar também o que é gasto pessoal e o que é gasto corporativo. Provavelmente na política de viagens estará estabelecido o que é de responsabilidade da empresa e o que não é. Assim ficará mais fácil para o colaborador se planejar também.

Por isso, para evitar imprevistos financeiros, o viajante corporativo deve controlar e documentar cada gasto. Isso o ajudará a não gastar demais, além de facilitar na hora de prestar contas ao empregador e, caso seja necessário, fazer o reembolso de despesas com mais facilidade, sem prejuízos para empregado ou empregador.

Tenha um seguro viagem

O seguro viagem também é um item indispensável para possíveis acidentes e emergências durante as viagens corporativas.

Ao utilizar o serviço de um seguro, uma cobertura adequada é oferecida ao colaborador que está realizando deslocamento de viagem corporativa.

Nesse sentido, ele é capaz de proteger a saúde dos funcionários e evitar despesas elevadas com atendimento médico ou internação de urgência, por exemplo.

Muitas vezes o serviço é considerado como um custo facultativo para as empresas, no entanto o investimento em segurança pode evitar um gasto ainda maior para a empresa caso algum imprevisto aconteça e ela tenha que arcar com o prejuízo, sem contar com os danos a sua imagem, que muitas vezes são inevitáveis.

Então, ao optar pelo seguro viagem, há mais segurança e respaldo tanto para o viajante corporativo quanto para a empresa. Pode-se dizer que vale muito a pena e que é um item indispensável em qualquer tipo de viagem – especialmente para destinos internacionais.

Pesquise sobre os destinos

Antes de fazer um deslocamento de viagem corporativa é muito importante também conhecer os locais a serem visitados, isso pode ajudar muito a empresa a se proteger de possíveis imprevistos.

Portanto, é necessário coletar informações, providenciar documentos e vacinas (se necessário), pesquisar sobre particularidades do local, cultura, legislação, entre outros aspectos importantes. É necessário se informar e estar por dentro de tudo o que possa comprometer o andamento da viagem, como transporte, fuso horário, alimentação, etc.

É importante também preparar guias para o viajante que está fazendo o deslocamento em viagem corporativa para que o mesmo esteja mais preparado ao chegar ao local de destino. Neste guia pode ser incluso, por exemplo, sugestões sobre alimentação, transporte e pontos turísticos.

Quanto mais informações a empresa e o colaborador tiverem sobre o destino, mais preparados estes estarão para lidar com possíveis imprevistos que possam acontecer durante a viagem.

Contrate uma agência de viagens corporativas

Por fim, caso a empresa não tenha tempo ou demanda de funcionários para cuidar de todos os detalhes, uma forma de economizar e ainda obter mais segurança e eficiência durante as viagens de negócios é contratando uma agência de viagens corporativas.

A agência ficará responsável por planejar e organizar todos os aspectos referentes ao deslocamento e hospedagem do colaborador, cuidando de tudo para que a viagem saia conforme o planejado.

Ao terceirizar esse serviço, é possível direcionar a equipe para tarefas voltadas a atividade da empresa  que realmente agregam valor ao negócio e, deste modo, poder pensar mais a fundo e elaborar estratégias para o real objetivo da viagem, seja fechar uma nova parceria ou um contrato com um grande cliente.

A Nix Travel, por exemplo, é uma agência especializada em viagens corporativas pronta para dar suporte às empresas que estão em busca de viagens seguras, de qualidade e econômicas. Ficou interessado? Conheça mais dos serviços aqui.

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A importância de economizar tempo investindo em uma agência de viagens corporativas para seu negócio

Não há dúvidas, boa parcela de passageiros frequentes que se deslocam todos os dias em voos nacionais e internacionais são viajantes corporativos.  Aquecido, o setor não para de crescer, mantendo hotéis lotados e movimentando feiras e eventos de todos os ramos.

Dentro das corporações, a realidade não é nada simples.  Isto porque, por trás de uma viagem de sucesso, é necessário o esforço de muitos profissionais que se empenham na estruturação de um planejamento assertivo.

Para organizar uma viagem corporativa é necessário estar extremamente atento a diversos detalhes. A organização é fundamental para que a viagem saia como o planejado, afinal, um funcionário é enviado para representar a empresa e, caso ele esteja mal informado e a viagem tenha sido planejada de maneira incorreta, há muitas chances de o colaborador encontrar dificuldades no meio do processo, pondo em risco o andamento dos negócios.

Para que esse e outros pontos negativos não ocorram, um gestor precisa estar com tudo sob controle. Entretanto, essa não é uma tarefa fácil, já que é um profissional extremamente ocupado e com a rotina sempre corrida.

Por isso, muitas empresas contratam agências de viagens corporativas com a intenção de pensar em todos esses detalhes, assim o gestor pode alinhar outros tópicos com o viajante.  Acompanhe neste post da Nix Travel a importância de economizar tempo investindo em uma agência de viagens corporativas para seu negócio!

Redução considerável de custo

Com uma agência capacitada no controle dos preparativos da viagem, a redução de gastos é consequência de uma boa gestão.

De qualquer forma, como as agências sempre trabalham com uma demanda gigantesca de solicitações de viagens, elas já possuem uma equipe capacitada para dar conta do assunto sem precisar estar a todo o momento solicitando a presença do gestor.

Esse é um investimento que possui um retorno extremamente satisfatório, afinal, o gestor terá muito mais tempo para alinhar outros detalhes com os colaboradores, como uma conversa sobre como é a cidade ou país para qual ele está sendo enviado, quais os costumes da região, como ele deve se portar, os reais objetivos da reunião, o que falar, entre outros pontos essenciais.

Além disso, o tempo do gestor pode ser voltado para outros assuntos que não sejam somente focados na viagem.

Assessoramento para documentações de viagens

A documentação para a realização de viagens de trabalho ou negócios pode parecer algo fácil de se providenciar. No entanto, há muitos detalhes a serem pontuados. Sem a relação correta de documentos e vistos, uma viagem planejada por semanas pode nem começar.

Com tantas demandas, faz-se necessário investir numa agência de viagens. Ágil nos processos e conhecedora de todos os detalhes, as agências se responsabilizam por processos burocráticos referentes a toda a documentação de viagem.

A agência vai ajudar o requerente a conseguir a documentação correta para a sua viagem, seja trabalho ou negócio. Realiza assessoria para emissão de visto consular de qualquer natureza, organizando todos os documentos obrigatórios para acelerar o processo sem estresse e atrasos. Passaportes e vacinas obrigatórias também entram na seara de serviços disponíveis pelas agências.

Terceirizar serviços como estes, garantem mais tempo para que o gestor consiga depositar seus esforços no que realmente importa, além de proporcionar mais segurança para o colaborador, que pode seguir viagem com tranquilidade, focando sempre nos negócios.

Segurança em primeiro lugar

Estresse, correria e muita pressão. Esta é configuração da rotina de um gestor de viagens. Com tantas responsabilidades, este profissional precisa lançar mão de toda a sua multifuncionalidade, a fim de garantir a viagem perfeita para todos os colaboradores de sua corporação.  Com um volume tão alto de atribuições, contratar uma agência de viagens para apoiar este gestor garante economia de tempo e segurança nos processos.

A agência de viagens tem expertise suficiente para selecionar o seguro de viagem mais indicado para a sua empresa, assegurando a cobertura necessária e obedecendo as diretrizes da política de viagens da corporação.

Controle rigoroso de gastos de viagem corporativa

Também é papel do gestor realizar a conferência de gastos efetuados durante a viagem corporativa. É necessário controlar com atenção todos os custos e isso não é uma tarefa simples. Afinal, as despesas são extremamente variadas e acaba sendo difícil realizar uma gestão assertiva.

Porém, contar com a agência em mais esse ponto é extremamente benéfico para as finanças gerais do negócio. Afinal, a agência permite relatórios extremamente precisos, controle de reembolso e bilhetes que não foram utilizados. Dessa forma, fica muito mais fácil e seguro controlar todos os gastos realizados na viagem.

Conforto para o viajante

Como vimos anteriormente, as agências possuem contatos com fornecedores e uma margem de desconto maior do que as empresas em si poderiam conseguir. Dessa forma, é possível sempre negociar o melhor para o viajante. Alguns exemplos:

  • Embarque e desembarque nos principais aeroportos;
  • Reservas de hotéis que se adequam ao perfil e necessidade do cliente;
  • Melhores opções de voos;
  • Locação de automóveis.

Dessa forma, o gestor pode se dedicar tranquilamente ao trabalho, pois tem plena certeza de que o colaborador estará em um local adequado, tanto para descansar, quanto para dar continuidade nos relatórios e serviços da empresa.

Além disso, serviços de locação de automóveis também podem ser solicitados, dando suporte para que o viajante consiga honrar com seus compromissos e cumprir todos os horários descritos no seu cronograma.

Tranquilidade para os gestores de viagem

Quando um gestor delega essas funções mais burocráticas e complicadas para a agência de viagens corporativas, a empresa notará uma grande otimização de funções cotidianas.

Isto porque, a agência fica encarregada de cuidar das solicitações feitas pelo gestor, tomando para si todas as responsabilidades elencadas pelo contratante.

Além disso, contratar uma agência especialista em viagens corporativas, alivia a sobrecarga de trabalho dos gestores, os mantendo muito mais produtivos e focados em pautas prioritárias para seu serviço.

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As vantagens da terceirização de viagens para sua empresa

É sabido por todos dentro do mundo corporativo que as viagens de negócios estão se tornando cada dia mais comuns no cotidiano das empresas. Na realidade, as viagens corporativas estão exercendo hoje um papel muito importante para a expansão dos negócios.

Diante deste cenário, as viagens de trabalho começaram a ganhar um papel cada vez mais estratégico, tornando-se assim cada vez mais profissionalizadas e ganhando a atenção dos gestores.

Dessa forma, a cada dia as empresas buscam otimizar ainda mais as viagens corporativas. Afinal, elas estão entre os três maiores gastos dentro de uma organização e demandam muitas tarefas, o que pode gerar sobrecarga de trabalho, retrabalhos e até mesmo excesso de gastos desnecessários.

Nesse sentido, uma saída tem sido a terceirização de viagens corporativas. Dessa forma, a agência de viagens fica responsável por organizar e ajudar a empresa a ter muito mais eficiência nas viagens de negócios.

Pensando em ajudá-lo, a Nix Travel listou neste post as principais vantagens da terceirização de viagens. Ficou interessado em saber quais são essas vantagens? Então confira logo abaixo!

Maior controle das despesas

É fato que a terceirização de viagens corporativas gera um custo adicional para as empresas. Entretanto, o gasto com essa contratação é muito inferior em comparação com as despesas que normalmente as empresas têm com as viagens corporativas.

Por isso, uma agência de viagens corporativas pode ajudar na gestão completa de viagem corporativa. Dessa forma, a agência irá planejar e controlar todos os gastos relacionados às viagens de negócios.

A maioria das agências de viagens permite a geração de relatórios totalmente detalhados sobre as despesas de cada deslocamento, classificando-as e categorizando-as para posteriormente, facilitar a análise da gestão e facilitar também a gestão e otimização de recursos.

Essa funcionalidade é muito importante, principalmente para as empresas que ainda não possuem muita experiência com deslocamentos, e assim acabam gastando mais recursos do que o necessário com a viagem, prejudicando o orçamento da empresa.

Menos burocracia

A segunda vantagem da terceirização de viagens corporativas é a possibilidade de não precisar lidar com burocracias e focar no objetivo principal da viagem, que pode ser fechar um novo negócio, uma parceria, um cliente novo, etc.

Dessa maneira, os trâmites burocráticos como emissão de passaporte e visto, compra de passagens, reserva de hotéis, entre outras necessidades ficam sob a responsabilidade da agência de viagens corporativas.

Assim, o contratante deposita energia no que realmente é importante para esta viagem e ainda não precisará dispor de tanto tempo da sua equipe de trabalho para realizar essas tarefas.

Selfbooking corporativo

Caso você não saiba, as ferramentas de Selfbooking são plataformas digitais oferecidas pelas agências de viagens corporativas, que integram em um único lugar todas as informações e funcionalidades necessárias para que o colaborador ou o responsável possa planejar a sua viagem de negócios.

Nesse recurso, tudo é reservado de forma online. Isso inclui hospedagem, passagem aéreas ou rodoviárias, transporte, etc.

Dessa maneira, o colaborador pode planejar a sua viagem de forma personalizada, do modo como achar melhor e considerando suas necessidades.

A ferramenta, além de diminuir custos com a viagem, possibilita ainda, maior controle das despesas. Assim fica fácil gerar relatórios mais precisos sobre a viagem para otimizar os gastos.

Suporte 24 horas a qualquer lugar

Contar com os serviços de uma empresa especializada em terceirização de viagens corporativas é poder contar também com suporte 24 horas a qualquer lugar.

O esperado é que não haja nenhum contratempo e imprevisto durante uma viagem de negócios, não é mesmo? Entretanto, infelizmente, a qualquer momento pode ocorrer um evento inesperado.

Principalmente nas viagens corporativas, todo cuidado é pouco para garantir que tudo saia conforme o planejado, sem maiores problemas para o colaborador – afinal ele está sob responsabilidade da empresa.

Por isso, uma das maiores vantagens da terceirização de viagens corporativas é poder contar com assistência e suporte sempre que for necessário ou se porventura surgir uma emergência.

Normalmente, as agências de viagens corporativas possuem um suporte imediato para emergências, com equipes especializadas aos viajantes 24 horas por dia. Dessa forma, colaborador e gestor ficam respaldados em qualquer urgência a qualquer momento e lugar que o colaborador esteja.

Mais qualidade e segurança nas viagens corporativas

Por fim, mas não menos importante, a última vantagem da terceirização de viagens corporativas é que as agências conseguem proporcionar muito mais qualidade e segurança durante as viagens.

Isso porque as agências possuem uma rede de fornecedores parceiros. E com isso, buscam sempre trabalhar com os melhores fornecedores, o que consequentemente impacta em muito na qualidade da viagem corporativa.

Desta forma, ainda que a empresa só possa pagar ao colaborador um hotel três estrelas, a agência terá condições de escolher o melhor e o mais bem localizado hotel três estrelas para oferecer. Então, o importante é sempre oferecer a melhor qualidade, independentemente da condição. E isso só é possível quando a agência possui boas parcerias.

Além disso, as agências de viagens corporativas contam com profissionais capacitados e especializados em viagens de negócios.  Eles possuem aptidão para sugerir roteiros, oferecer dicas e orientações com o objetivo de proporcionar uma viagem tranquila e segura.

Portanto, é muito importante que a gestão da empresa entenda que as viagens de negócios merecem atenção e cuidado especial. Passar essa responsabilidade para uma equipe administrativa que não possui habilidades e conhecimentos em planejamento de viagens pode ser como dar um tiro no próprio pé e corroborar em impactos financeiros negativos para o negócio.

Nesse sentido, a terceirização de viagens corporativas acaba se tornando a melhor opção.

A Nix Travel também é uma agência especializada em viagens de negócios pronta para dar suporte às empresas. Ficou interessado? Conheça mais dos serviços aqui.

passagens aéreas em viagens corporativas

Como economizar com passagens aéreas em viagens corporativas?

Mais uma viagem de negócios à vista, e um dos passos desse processo consiste em comprar as passagens aéreas para viagens corporativas.

As passagens áreas para viagens de trabalho são destinadas para viagens que demandam um longo deslocamento – geralmente para outros estados e até mesmo outros países.

Dessa forma, você deve imaginar que uma passagem para outro estado ou para outro país não é tão barata assim, não é mesmo? E como uma viagem de negócios já demanda muitos gastos para as empresas, economizar com passagens áreas em viagens de negócios pode ser uma solução para reduzir os gastos.

De um modo geral, as viagens corporativas representam um alto custo para as empresas, especialmente quando são frequentes e envolvem mais de um funcionário, como uma equipe inteira, por exemplo. Então, já imaginou o valor final de passagens áreas de ida e volta para todos esses funcionários? Certamente a um custo bem alto.

Portanto, neste post a Nix Travel listou para você algumas formas de economizar com passagens aéreas em viagens corporativas. O objetivo aqui é orientar sobre como ter uma viagem mais em conta, sem perder qualidade.

 

Revise e fique atento à política de viagens corporativas da empresa

Quando o assunto é viagens corporativas, o documento a ser consultado é aquele que aborda a política de viagens corporativas da empresa.

Uma política de viagens bem estruturada e detalhada serve praticamente como um manual para os colaboradores. Desta forma, a política tem como objetivo nortear o trabalho dos funcionários viajantes assim como da equipe de gestão.

A política de viagens de negócios prevê quando e onde o dinheiro da empresa será gasto, abordando critérios como hospedagem, passagens áreas e serviços terrestres (como locação de carros).

Por isso, antes de iniciar a busca por hospedagem, passagens áreas, entre outros aspectos necessários, dê uma olhada no que a política de viagens corporativas da empresa estabelece, o quanto pode ser gasto, o que é ou não reembolsável, como funciona a prestação de contas, e depois inicie a busca por passagens aéreas.

Este é um bom jeito de você relembrar o que estabelece a política e ficar atento a cumpri-la devidamente.

 

Planeje a viagem corporativa com antecedência

Quanto mais cedo a empresa for capaz de definir quando e para onde serão feitos os deslocamentos, maiores serão as chances de obter melhores preços e condições na compra de passagens áreas.

Se, por exemplo, a empresa tem uma viagem prevista para dezembro – mês comemorativo e de férias – e deixar para comprar as passagens no mesmo mês da viagem, com certeza pagará muito mais caro do que se comprasse as passagens com alguns meses de antecedência.

Afinal de contas, quaisquer produtos ou serviços, desde passagens áreas até serviços de hospedagem, quando reservados ou comprados em cima da hora tendem a ficar muito mais caros do que quando a compra ou reserva é feita com um pouco de antecipação.

Portanto, é muito importante que a secretaria de viagens trabalhe com empenho para que seja possível criar um cronograma de viagens corporativas que seja confiável, aumentando assim a chance de encontrar melhores oportunidades e condições na hora da compra e reserva de passagens áreas.

Além disso, é necessário definir antecipadamente quantos funcionários irão viajar, pois, às vezes, a compra de mais de uma passagem aérea pode gerar descontos ou condições especiais, enquanto que a compra de mais de uma passagem em cima da hora ficará muito mais custosa para a empresa.

Comprar passagens áreas pelo menos 30 dias antes evita, a instabilidade dos preços das passagens. Para viagens internacionais o recomendado é de 90 dias de antecedência.

 

Conte com a ajuda de quem entende do assunto

Mesmo com todas essas dicas, algumas empresas não possuem tempo ou disponibilidade para realizar todas essas pesquisas e comparações para viagens corporativas. Por fim, acabam comprando as passagens aéreas sem muita consulta e pagam mais caro por isso.

Desta forma, contar com uma agência de viagens corporativas para organizar toda a viagem, inclusive a pesquisa e compra de passagens aéreas, pode ser muito vantajoso. Isso porque as agências normalmente possuem parcerias com fornecedores e assim conseguem bons preços e boas condições.

Uma agência de viagens corporativas pode auxiliar em diversos aspectos, ajudando a empresa a otimizar e controlar os gastos, a dar melhor suporte aos funcionários viajantes, além de atendimento 24 horas a qualquer lugar.

A Nix Travel, por exemplo, é uma agência especializada em viagens corporativas pronta para dar suporte às empresas que estão em busca de viagens seguras, de qualidade e econômicas.

Agência de Viagens Corporativas – sua melhor alternativa

Uma viagem corporativa, precisa oferecer ao viajante muito mais do que um simples deslocamento. Na verdade, dar conforto e segurança ao funcionário que sai de seu posto a fim de representar sua corporação em outra localidade é fundamental.
Para isso, a Nix Travel tem as melhores condições e alternativas para oferecer a sua empresa, uma viagem inesquecível.

Isto porque, a nossa agência se preocupa com cada detalhe da  sua viagem, garantindo passagens aéreas nas melhores companhias e assentos que ofereçam o conforto necessário e a privacidade que você precisa.
Pensamos em você antes de tudo e sabemos que é necessário que o viajante aproveite o tempo de deslocamento para descansar ou para trabalhar, fazendo do avião uma extensão do seu local de trabalho.

Para ter a certeza de que você terá condições de realizar suas obrigações mesmo em condições de voo, só uma agência especializada pode te auxiliar.

Outra maneira de economizar é consultar com um de nossos agentes de viagem, a possibilidade da compra de várias passagens de uma só vez. Isto porque, muitas empresas enviam seus funcionários em missões corporativas ao longo de todo o ano. Conferir o calendário de eventos que sua empresa deseja participar, escalar com antecedência quem serão os funcionários viajantes, além de montar um cronograma de viagem, ajuda a economizar tanto em tempo, quanto em dinheiro.

Nós, da Nix Travel, aliamos tecnologia ao atendimento humano, para atender com excelência a sua empresa e garantir as melhores condições de compra.

Ficou interessado? Conheça mais dos serviços aqui.