Que as viagens corporativas são uma forma de expandir os negócios e fazer networking, isso todo mundo sabe. Entretanto, o que poucas pessoas se atentam é que uma viagem de negócios pode ter imprevistos como qualquer outra.
Infelizmente, é mais comum do que se imagina as empresas sofrerem com problemas durante as viagens corporativas, seja por conta do transporte aéreo ou terrestre, da hospedagem, dentre outros fatores.
O fato é que devido à falta de planejamento ou ao pouco conhecimento por parte de quem planeja e organiza as viagens, muitos colaboradores acabam tendo que lidar com uma série de imprevistos durante as viagens de negócios.
Obviamente não podemos controlar o futuro, dessa forma, não há como saber o que acontecerá durante o deslocamento de viagem corporativa.
Entretanto, com prevenção, cuidado e planejamento é possível fazer com que as viagens corporativas se tornem muito mais seguras e eficientes.
Por isso, pensando em ajudar o viajante corporativo e a empresa a terem o mínimo de imprevistos possíveis, a Nix Travel listou neste post algumas dicas essenciais para um deslocamento seguro e sem imprevistos. Confira!
Tenha uma política de viagens corporativas estabelecida
O primeiro passo para evitar imprevistos numa viagem corporativa é ter respaldo em uma política de viagens corporativas estabelecida pela empresa.
A política de viagens nada mais é do que um conjunto de normas e diretrizes que servem como um guia para o viajante corporativo.
Estabelecer parâmetros e procedimentos é extremamente importante para que a viagem de negócios cumpra todas as expectativas desejadas, tanto pela empresa quanto pelo colaborador. Afinal, seria uma verdadeira bagunça se a cada vez que um colaborador viajasse fosse adotado um procedimento diferente.
Então, a solução adotada pelas empresas foi estabelecer um documento com a política de viagens corporativas para servir de orientação para os colaboradores da empresa. Assim, antes de fazer uma viagem o colaborador observa todos os critérios pré-determinados a diferentes fatores, como hospedagem, passagens aéreas, transporte, política de reembolso, limite de gastos, etc.
Então, para evitar imprevistos que podem ser evitados, ou seja, aqueles que não estão fora de nosso controle, uma boa olhada e revisada na política de viagens corporativas é essencial.
Tenha um planejamento
Depois de conferir a política de viagens corporativas da empresa, é necessário fazer um planejamento completo para garantir que ocorrerá tudo bem na viagem e também para poder realizar o controle de despesas.
Com o planejamento é possível definir previamente o período da viagem, qual ou quais funcionários farão o deslocamento, entre outros fatores relacionados. Assim, é possível fazer a compra das passagens com antecedência, reservar a hospedagem, verificar o teto de gastos e as regras de reembolso, além das demais questões pertinentes.
Com tudo organizado previamente, a chance de ocorrer um imprevisto relacionado a passagem ou à hospedagem, por exemplo, é muito menor.
Uma dica também é não deixar para comprar ou reservar passagem e hospedagem de última hora, pois se não houver disponível, o viajante corporativo não conseguirá viajar e aí a viagem de negócios vai literalmente por água abaixo.
Faça um controle de gastos
Todo mundo sabe que se gasta muito durante a realização de uma viagem e nas viagens corporativas não é diferente.
E como o viajante corporativo estará viajando às custas da empresa, é necessário ter cuidado redobrado para não acabar ficando sem dinheiro durante a viagem.
Além disso, é necessário separar também o que é gasto pessoal e o que é gasto corporativo. Provavelmente na política de viagens estará estabelecido o que é de responsabilidade da empresa e o que não é. Assim ficará mais fácil para o colaborador se planejar também.
Por isso, para evitar imprevistos financeiros, o viajante corporativo deve controlar e documentar cada gasto. Isso o ajudará a não gastar demais, além de facilitar na hora de prestar contas ao empregador e, caso seja necessário, fazer o reembolso de despesas com mais facilidade, sem prejuízos para empregado ou empregador.
Tenha um seguro viagem
O seguro viagem também é um item indispensável para possíveis acidentes e emergências durante as viagens corporativas.
Ao utilizar o serviço de um seguro, uma cobertura adequada é oferecida ao colaborador que está realizando deslocamento de viagem corporativa.
Nesse sentido, ele é capaz de proteger a saúde dos funcionários e evitar despesas elevadas com atendimento médico ou internação de urgência, por exemplo.
Muitas vezes o serviço é considerado como um custo facultativo para as empresas, no entanto o investimento em segurança pode evitar um gasto ainda maior para a empresa caso algum imprevisto aconteça e ela tenha que arcar com o prejuízo, sem contar com os danos a sua imagem, que muitas vezes são inevitáveis.
Então, ao optar pelo seguro viagem, há mais segurança e respaldo tanto para o viajante corporativo quanto para a empresa. Pode-se dizer que vale muito a pena e que é um item indispensável em qualquer tipo de viagem – especialmente para destinos internacionais.
Pesquise sobre os destinos
Antes de fazer um deslocamento de viagem corporativa é muito importante também conhecer os locais a serem visitados, isso pode ajudar muito a empresa a se proteger de possíveis imprevistos.
Portanto, é necessário coletar informações, providenciar documentos e vacinas (se necessário), pesquisar sobre particularidades do local, cultura, legislação, entre outros aspectos importantes. É necessário se informar e estar por dentro de tudo o que possa comprometer o andamento da viagem, como transporte, fuso horário, alimentação, etc.
É importante também preparar guias para o viajante que está fazendo o deslocamento em viagem corporativa para que o mesmo esteja mais preparado ao chegar ao local de destino. Neste guia pode ser incluso, por exemplo, sugestões sobre alimentação, transporte e pontos turísticos.
Quanto mais informações a empresa e o colaborador tiverem sobre o destino, mais preparados estes estarão para lidar com possíveis imprevistos que possam acontecer durante a viagem.
Contrate uma agência de viagens corporativas
Por fim, caso a empresa não tenha tempo ou demanda de funcionários para cuidar de todos os detalhes, uma forma de economizar e ainda obter mais segurança e eficiência durante as viagens de negócios é contratando uma agência de viagens corporativas.
A agência ficará responsável por planejar e organizar todos os aspectos referentes ao deslocamento e hospedagem do colaborador, cuidando de tudo para que a viagem saia conforme o planejado.
Ao terceirizar esse serviço, é possível direcionar a equipe para tarefas voltadas a atividade da empresa que realmente agregam valor ao negócio e, deste modo, poder pensar mais a fundo e elaborar estratégias para o real objetivo da viagem, seja fechar uma nova parceria ou um contrato com um grande cliente.
A Nix Travel, por exemplo, é uma agência especializada em viagens corporativas pronta para dar suporte às empresas que estão em busca de viagens seguras, de qualidade e econômicas. Ficou interessado? Conheça mais dos serviços aqui.