Viagens corporativas costumam ser um pouco cansativas, não é mesmo? Sempre existe aquela tensão, desde o momento da organização até a fase da ida para a resolução dos negócios. Porém, esse processo não precisa ser assim tão exaustivo.
Ainda que o motivo do seu deslocamento seja a trabalho, sempre há um tempo para explorar o novo local. No entanto, fazer isso sem um devido roteiro pode ser algo um tanto quanto perigoso.
Pensando em deixar esse processo mais leve, a Nix Travel preparou este post para você. Continue acompanhando e veja a importância de ter um roteiro para que a sua viagem de negócios seja um sucesso. Saiba também que toda essa organização pode ser mais simples do que imagina. Continue acompanhando e boa leitura!
Dicas para fazer sua viagem corporativa com conforto e segurança
É essencial que os responsáveis por planejar uma viagem corporativa tomem alguns cuidados na hora de montar esse roteiro. Afinal, é preciso garantir a total segurança do colaborador para que ele realize essa demanda.
Portanto, separamos algumas dicas necessárias que todo gestor deve saber na hora de montar esse roteiro de viagem de negócio. Assim, é possível garantir que o profissional cumpra a sua tarefa com total conforto e segurança.
1 – Pense na rotina do colaborador ao longo da viagem de negócio
Muitas viagens corporativas precisam de mais de um ou dois dias para serem realizadas com sucesso. Porém, quando se pensa em conforto e segurança, a maioria dos gestores entendem que é preciso proteger o colaborador somente contra acidentes ou outras situações de risco.
No entanto, garantir essa segurança e tranquilidade vai além. Pensar no roteiro de viagem corporativa é um desses pontos primordiais. Afinal, garantir que o profissional terá horas de descanso é prezar por sua saúde física e mental.
É muito comum em uma viagem corporativa o colaborador se perder em meio a reuniões e outras demandas, não tendo a real noção do tempo que é dedicado ao trabalho, Essa falta de organização pode afetar seriamente o seu físico e provocar um desgaste emocional muito grande.
Portanto, programar a agenda desse profissional inclui não somente as demandas que ele precisa cumprir, mas também um tempo de qualidade para o seu descanso. Além de pausas para refeições nas horas certas e, quem sabe, até um momento de lazer.
2 – Separação de documentos
Normalmente durante uma viagem de negócios o seu colaborador vai precisa levar algum tipo de documento da empresa. Além dos pessoais como, por exemplo, passagens aéreas, confirmação da reserva do hotel e até um cartão de crédito corporativo, não esquecendo ainda, o seu cronograma.
Todos os documentos são importantes para que essa demanda ocorra sem nenhum tipo de problema. No entanto, é normal que o profissional esqueça algum deles para trás, afinal, são muitos detalhes que ele precisa pensar para organizar a sua viagem corporativa.
A melhor forma de garantir que ele não deixará nenhum documento é preparar tudo em ordem. Portanto, arrume todos os documentos necessários em uma pasta, sejam eles físicos ou virtuais. Caso seja on-line, use um pen-drive ou HD externo para gravar toda documentação.
3 – Organização de transporte local
As passagens já foram compradas e o hotel reservado. Mas como o colaborador vai se locomover na cidade em que está? Será em um carro alugado pela empresa, contratando serviço de motorista ou a organização necessitará de um transporte próprio? Todo cuidado é pouco quando o assunto é o trânsito. Afinal, ele é imprevisível.
Portanto, decida qual será o meio de transporte utilizado no local por seu colaborador. Após essa decisão ser feita, deixe-o ciente de como será a sua locomoção na cidade onde estará. Isso evitará atrasos durante a sua viagem de negócios.
4 – Hotel
Acreditamos que a essa altura você já deve ter pensado sobre o hotel onde o seu profissional irá ficar hospedado, não é mesmo? Mas pensou na localidade dele e em sua qualidade? Quanto mais próximo o local de hospedagem for de onde o colaborador terá que ir, menor será o tempo de deslocamento.
Além disso, é necessário pensar em seu conforto durante o tempo em que passar no hotel. Se o profissional necessitar levar alguma demanda para resolver lá, terá Wi-Fi disponível? Ou os quartos são confortáveis e o local oferece um bom café da manhã? Verifique também se há bons restaurantes por perto, caso a hospedagem não inclua almoço ou jantar.
5 – Seguro viagem
Esse é um ponto essencial de qualquer viagem corporativa, mas que muitas empresas ignoram. O seguro viagem é uma exigência em caso de viagens internacionais. Quando ela acontece em território nacional, a contratação deste serviço não é obrigatória mas garante mais segurança para quem está indo viajar.
Portanto, independente da obrigatoriedade, o mais indicado é que você contrate um para que o seu profissional viaje totalmente protegido. O valor do seguro viagem vai depender do que ele vai assegurar a uma pessoa. Quanto maior a cobertura, maior o valor da apólice.
Mas esse é um investimento necessário, pois em caso de extravio de bagagem, acidente ou atraso de voo, o colaborador não precisa acionar a empresa. Basta somente entrar em contato com o seguro viagem.
6 – Monte um pequeno roteiro turístico
Que tal surpreender o seu colaborador? Afinal, viagens corporativas costumam ser bem cansativas, ainda mais se duram muitos dias. Então, pesquise alguns pontos turísticos interessantes sobre a cidade onde ele estará hospedado e deixe esse roteiro junto aos seus documentos. Diga a ele que são pequenas dicas para que ele aproveite os seus momentos de descanso.
Afinal, dormir é bom, mas relaxar a mente ajuda um profissional ser mais produtivo. E nada melhor do que conhecer outras culturas e lugares, não é mesmo?
Viu como é importante ter um roteiro de viagens de negócios? Tenha sempre em mente o bem-estar do seu colaborador, afinal, ele estará representando a empresa em um evento bastante importante. Portanto, necessita ser bem assessorado.
Montar o cronograma da sua viagem de negócios e pensar nos detalhes para que ele se preocupe somente em realizar a sua tarefa com excelência é uma ótima solução. Caso necessite de ajuda com o roteiro turístico, conte com a ajuda de um profissional.
A Nix Travel – agencia de viagens corporativas – tem total experiência para assessorar com maestria você e o seu colaborador em relação ao roteiro de viagens corporativas. Clique aqui e entre em contato.