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A importância de economizar tempo investindo em uma agência de viagens corporativas para seu negócio

Não há dúvidas, boa parcela de passageiros frequentes que se deslocam todos os dias em voos nacionais e internacionais são viajantes corporativos.  Aquecido, o setor não para de crescer, mantendo hotéis lotados e movimentando feiras e eventos de todos os ramos.

Dentro das corporações, a realidade não é nada simples.  Isto porque, por trás de uma viagem de sucesso, é necessário o esforço de muitos profissionais que se empenham na estruturação de um planejamento assertivo.

Para organizar uma viagem corporativa é necessário estar extremamente atento a diversos detalhes. A organização é fundamental para que a viagem saia como o planejado, afinal, um funcionário é enviado para representar a empresa e, caso ele esteja mal informado e a viagem tenha sido planejada de maneira incorreta, há muitas chances de o colaborador encontrar dificuldades no meio do processo, pondo em risco o andamento dos negócios.

Para que esse e outros pontos negativos não ocorram, um gestor precisa estar com tudo sob controle. Entretanto, essa não é uma tarefa fácil, já que é um profissional extremamente ocupado e com a rotina sempre corrida.

Por isso, muitas empresas contratam agências de viagens corporativas com a intenção de pensar em todos esses detalhes, assim o gestor pode alinhar outros tópicos com o viajante.  Acompanhe neste post da Nix Travel a importância de economizar tempo investindo em uma agência de viagens corporativas para seu negócio!

Redução considerável de custo

Com uma agência capacitada no controle dos preparativos da viagem, a redução de gastos é consequência de uma boa gestão.

De qualquer forma, como as agências sempre trabalham com uma demanda gigantesca de solicitações de viagens, elas já possuem uma equipe capacitada para dar conta do assunto sem precisar estar a todo o momento solicitando a presença do gestor.

Esse é um investimento que possui um retorno extremamente satisfatório, afinal, o gestor terá muito mais tempo para alinhar outros detalhes com os colaboradores, como uma conversa sobre como é a cidade ou país para qual ele está sendo enviado, quais os costumes da região, como ele deve se portar, os reais objetivos da reunião, o que falar, entre outros pontos essenciais.

Além disso, o tempo do gestor pode ser voltado para outros assuntos que não sejam somente focados na viagem.

Assessoramento para documentações de viagens

A documentação para a realização de viagens de trabalho ou negócios pode parecer algo fácil de se providenciar. No entanto, há muitos detalhes a serem pontuados. Sem a relação correta de documentos e vistos, uma viagem planejada por semanas pode nem começar.

Com tantas demandas, faz-se necessário investir numa agência de viagens. Ágil nos processos e conhecedora de todos os detalhes, as agências se responsabilizam por processos burocráticos referentes a toda a documentação de viagem.

A agência vai ajudar o requerente a conseguir a documentação correta para a sua viagem, seja trabalho ou negócio. Realiza assessoria para emissão de visto consular de qualquer natureza, organizando todos os documentos obrigatórios para acelerar o processo sem estresse e atrasos. Passaportes e vacinas obrigatórias também entram na seara de serviços disponíveis pelas agências.

Terceirizar serviços como estes, garantem mais tempo para que o gestor consiga depositar seus esforços no que realmente importa, além de proporcionar mais segurança para o colaborador, que pode seguir viagem com tranquilidade, focando sempre nos negócios.

Segurança em primeiro lugar

Estresse, correria e muita pressão. Esta é configuração da rotina de um gestor de viagens. Com tantas responsabilidades, este profissional precisa lançar mão de toda a sua multifuncionalidade, a fim de garantir a viagem perfeita para todos os colaboradores de sua corporação.  Com um volume tão alto de atribuições, contratar uma agência de viagens para apoiar este gestor garante economia de tempo e segurança nos processos.

A agência de viagens tem expertise suficiente para selecionar o seguro de viagem mais indicado para a sua empresa, assegurando a cobertura necessária e obedecendo as diretrizes da política de viagens da corporação.

Controle rigoroso de gastos de viagem corporativa

Também é papel do gestor realizar a conferência de gastos efetuados durante a viagem corporativa. É necessário controlar com atenção todos os custos e isso não é uma tarefa simples. Afinal, as despesas são extremamente variadas e acaba sendo difícil realizar uma gestão assertiva.

Porém, contar com a agência em mais esse ponto é extremamente benéfico para as finanças gerais do negócio. Afinal, a agência permite relatórios extremamente precisos, controle de reembolso e bilhetes que não foram utilizados. Dessa forma, fica muito mais fácil e seguro controlar todos os gastos realizados na viagem.

Conforto para o viajante

Como vimos anteriormente, as agências possuem contatos com fornecedores e uma margem de desconto maior do que as empresas em si poderiam conseguir. Dessa forma, é possível sempre negociar o melhor para o viajante. Alguns exemplos:

  • Embarque e desembarque nos principais aeroportos;
  • Reservas de hotéis que se adequam ao perfil e necessidade do cliente;
  • Melhores opções de voos;
  • Locação de automóveis.

Dessa forma, o gestor pode se dedicar tranquilamente ao trabalho, pois tem plena certeza de que o colaborador estará em um local adequado, tanto para descansar, quanto para dar continuidade nos relatórios e serviços da empresa.

Além disso, serviços de locação de automóveis também podem ser solicitados, dando suporte para que o viajante consiga honrar com seus compromissos e cumprir todos os horários descritos no seu cronograma.

Tranquilidade para os gestores de viagem

Quando um gestor delega essas funções mais burocráticas e complicadas para a agência de viagens corporativas, a empresa notará uma grande otimização de funções cotidianas.

Isto porque, a agência fica encarregada de cuidar das solicitações feitas pelo gestor, tomando para si todas as responsabilidades elencadas pelo contratante.

Além disso, contratar uma agência especialista em viagens corporativas, alivia a sobrecarga de trabalho dos gestores, os mantendo muito mais produtivos e focados em pautas prioritárias para seu serviço.

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