Uma viagem de negócios precisa ser bem planejada e requer muita atenção em todos os detalhes. O gestor deve saber quais são os interesses e objetivos da empresa e saber como respeitá-los, além de proporcionar ao colaborador viajante uma experiência confortável e segura. O problema é que é fácil cometer alguns erros em viagens corporativas.
Por isso, é necessário redobrar a atenção e seguir algumas dicas para que a viagem seja realizada de forma correta. Pensando nisso, a Nix Travel listou os erros comuns que sua empresa pode estar cometendo em viagens corporativas. Acompanhe!
Ausência da política de viagens corporativas
A política de viagens corporativas é extremamente efetiva para realizar uma viagem segura e sem perder de vista os objetivos da empresa. Ela faz com que a empresa mantenha um cronograma organizado e não tenha prejuízos no setor financeiro.
Com a política de viagens, é possível ter uma boa noção da quantidade de gastos que está disponível, padronizar procedimentos impostos pela corporação, e agilizar procedimentos corriqueiros. No descritivo, é possível conter também informações relativas à acomodação ideal, companhia aérea de preferência do contratante, entre outros aspectos.
Para que tudo seja feito de forma efetiva, porém simples, a política de viagens corporativas não deve ser um documento burocrática ao extremo. Isso surte o efeito contrário e acaba causando a paralisação do processo administrativo.
A política de viagens deve ter um equilíbrio perfeito, afinal não pode ser muito rígida e nem liberal demais. Por isso, é melhor planejar tudo com antecedência, formulando com cuidado uma política de viagens que contemple os viajantes e a corporação.
A ausência deste documento ou elaboração falha do mesmo, pode resultar em viagens frustradas, desperdício de dinheiro e imprevistos de deslocamento.
Imprevistos em viagens corporativas
É preciso considerar trânsito, demora do táxi, pneu furado, problemas de saúde, entre outros transtornos que podem acontecer durante a viagem. É necessário também orientar o colaborador a chegar com antecedência no local agendado com o cliente.
Assim, é muito mais fácil de causar uma boa impressão e também do colaborador se preparar mais uma vez com os argumentos e estratégias corretas para fechar um negócio promissor.
Uma agência de viagens corporativas pode ajudar o viajante em todas as etapas da viagem, inclusive no processo de deslocamento terrestre. Serviços como agendamento de taxi, motoristas particulares, e aluguéis de carro também podem ser solicitados pela empresa. A agência de viagens vai orientar e programar o melhor tipo de configuração para realizar os deslocamentos do colaborador viajante.
Falta de planejamento em viagens corporativas
Mesmo que não haja viagens programadas, é sempre válido deixar um planejamento prévio, pois é provável que logo apareça um compromisso em outra cidade ou até mesmo em outro país.
Uma dica é deixar sempre preparado, um relatório dos lugares mais visitados pela empresa, os melhores hotéis em que os colaboradores ficaram hospedados, os melhores preços, as melhores companhias aéreas, entre outras informações.
Peculiaridades diplomáticas relativas a países com culturas muito diferenciadas também podem entrar neste documento. Assim, o viajante poderá consultar o documento em caso de dúvida.
Tudo isso facilitará muito na hora de programar a viagem. Caso o dia a dia dentro da empresa seja extremamente corrido, é sempre válido cogitar contratar agências de viagens corporativas profissionais para organizar todo o planejamento da viagem.
A Nix Travel trabalha de forma profissional e consegue sempre organizar as melhores viagens, cuidando de toda a parte burocrática e trazendo incríveis benefícios para a empresa contratante, incluindo a redução considerável de gastos.
Itens de segurança em viagens corporativas
É impossível prever se algo acontecerá durante a viagem ou não. Portanto, independentemente de o colaborador ficar somente alguns dias viajando, é desnecessário subestimar os imprevistos. Qualquer coisa pode acontecer em um dia cheio de trabalho, como:
• Acidentes;
• Intoxicações alimentares;
• Quedas.
O fato é que, independente do que pode acontecer, é irresponsável tentar poupar dinheiro quando o assunto é segurança.
Vale lembrar que sempre que um colaborador viaja a trabalho, ele está sob responsabilidade da empresa.
Logo, caso algo ocorra, há grandes possibilidades de a empresa acabar precisando desembolsar quantias significativas, causando desconforto financeiro para a corporação.
A agência de viagem corporativa vai auxiliar você a não se deparar com este tipo de situação. Experiente, a agência é capaz de apontar o melhor seguro para sua viagem, considerando locais de cobertura, hospitais, regiões e demais riscos.
É incorreto antecipar os relatórios de viagens
Logicamente, o colaborador viajante deve prestar conta de todos os gastos e apresentar relatórios sobre tudo o que ocorreu na viagem. É preferível que nos relatórios conte as seguintes informações:
• Lugares em que foi;
• O que ocorreu nesses locais e o que fez;
• Qual o objetivo da viagem;
• Gastos e recibos.
Mesmo que o colaborador já tenha experiência com viagens corporativas, é sempre bom lembrar ao colaborador sobre a importância de preencher corretamente os relatórios.
É necessário separar um momento mais tranquilo do dia para colocar no relatório tudo o que foi gasto e feito. Deixar para preencher tudo de última hora nunca é saudável, afinal, os valores podem ser esquecidos.
Além disso, os recibos podem acabar se perdendo e, dessa forma, criar um enorme desconforto entre a empresa e o colaborador. Por isso realizar o registro diário tem tanta importância!
Uma estratégia muito implementada por diversas empresas é a utilização de relatórios online. Como o advento da internet e a larga disposição de dispositivos móveis, fica fácil adotar este tipo de procedimento.
Facilita o trabalho do viajante e do gestor, que mesmo distante pode acessar informações e assegurar a integridade do documento.
Não contratar especialistas em viagens corporativas
Muitas empresas ainda não acreditam na importância de contratar uma agência para assumir os cuidados de suas viagens e acabam cometendo erros frequentes e perdendo tempo e dinheiro com planejamentos mal estruturados.
Uma agência de viagens corporativas competente, atalha processos e consegue oferecer a viagem perfeita para a sua empresa. A Nix Travel conta com consultoria especializada, fluente em diversos idiomas e plantão 24 horas, 7 dias por semana para solucionar qualquer problema de seus colaboradores.
Além disso, é possível reduzir o custo de sua viagem, fazendo a sua empresa economizar até 28%.
A Nix Travel também conta com a tecnologia de Self Booking e Business Intelligence. Juntas, elas garantem velocidade nas operações, controle dos riscos, despesas e total transparência das informações.