Sempre chega um momento em que é necessário realizar o gerenciamento das viagens corporativas da empresa. Esse gerenciamento é o principal ponto de partida para organizar as necessidades pessoais do colaborador, objetivos da empresa, custos, benefícios, etc.
Como uma boa gestão de viagens agrega ganhos tremendos para o negócio, é importante que ela seja planejada de forma efetiva. Pensando nisso, a Nix Travel elaborou este artigo que fala sobre a importância da comodidade em viagens corporativas para os CEOs e seus benefícios. Acompanhe!
Viagens corporativas
As viagens corporativas nada mais são do que viagens realizadas a trabalho pelos colaboradores de uma determinada empresa. Como todo bom CEO sabe, não existe mais o tempo em que a empresa espera o cliente bater à porta e fechar um negócio.
Hoje em dia, com tamanha modernidade à disposição, muitas empresas saem em busca de clientes em potencial para oferecer seus serviços e negócio.
Para isso, é necessário, algumas vezes, o deslocamento do funcionário ou de um grupo de funcionários para congressos, feiras, cursos, reuniões, jantares, entre diversos outros encontros a fins profissionais.
Com isso, jamais uma empresa deve encarar as viagens de negócio como um gasto supérfluo e desnecessário. Afinal, é uma grande injeção de investimentos para os negócios da empresa.
Planejamento eficiente de viagens corporativas
Como observamos, as viagens corporativas são viagens realizadas a negócios por um ou mais funcionários. Somente o fato de ela ser corporativa, aumenta muito mais a pressão por um planejamento totalmente eficiente e assertivo, a fim de tirar o máximo de proveito dos negócios e da produtividade do colaborador.
É preciso que você, CEO, converse com o gestor de viagens de sua empresa e para que ele seja criterioso em relação aos custos. É necessário estipular de forma detalhada e organizada todos os custos com hospedagem, transporte, passagens, alimentação, e ainda, possíveis emergências. Tudo isso deve estar estabelecido em uma política de viagens corporativas.
Além disso, uma dica de ouro é aproveitar promoções de companhias áreas e hotéis, dessa forma é possível reduzir os gastos.
Alguns CEOs incluem ainda no planejamento seguro viagem, a fim de incluir procedimentos mínimos de segurança – o que é essencial para maior segurança do viajante corporativo.
Assim, mesmo que algo fuja do normal, o colaborador e a empresa não estarão despreparados e isso causa uma menor desestabilização no andamento dos negócios. É sempre importante saber ter jogo de cintura e soluções eficazes para possíveis imprevistos!
A importância do CEO nas viagens a negócios
A gestão de viagens corporativas tem como objetivo, justamente, trazer controle para a organização e facilidades para os viajantes e para o administrativo. Portanto, é obrigação do CEO manter o foco integralmente em sua viagem. Com uma gestão de viagens bem executada, o CEO pode ficar tranquilo para cuidar apenas dos negócios, sem se preocupar em resolver burocracias com viagens. Este importante membro da equipe não pode ter distrações e preocupações não relacionadas ao seu negócio.
Geralmente, nas empresas de médio e grande porte, é possível contratar uma agência somente para cuidar da gestão de viagens, assim como a Nix Travel. Esta agência terá funções e responsabilidades em relação às viagens corporativas, como:
- Promover a redução de custos;
- Elaboração de regras e política de viagem;
- Negociação sobre reservas de hotel e transportes em geral (aéreo e terrestre);
- Sugerir pontos turísticos para o lazer e descanso do colaborador;
- Assessoria sempre disponível caso o funcionário precise.
De qualquer forma, não existe necessariamente uma regra a ser seguida. O fato é que a função desempenhada varia da disponibilidade e proatividade de cada um.
Porém, é extremamente importante que o profissional designado para cuidar da viagem corporativa, esteja sempre um passo à frente e otimize o máximo que conseguir a quantidade de trabalho para conseguir dar início nos processos da viagem.
Uma ótima dica para quem está organizando uma viagem corporativa é conter relatórios para gerenciar gastos e lucros obtidos. Dessa forma, é possível realizar uma melhor administração das informações adquiridas e, assim, tomar decisões assertivas sem interferir em outros tópicos.
Empresas especializadas
Há no mercado empresas que já possuem vasta experiência no ramo de viagens corporativas e conseguem garantir um ótimo funcionamento no decorrer dos serviços.
Além do mais, essas agências conseguem fornecer um ótimo conforto e alta qualidade para todos os colaboradores que estarão indo na viagem. Isso tudo ocorre sem deixar de lado as exigências da empresa contratante.
Uma ótima opção que vem se destacando de forma crescente no mercado é a Nix Travel. A empresa atua até mesmo no controle de reembolso, eventos, negociação, locação de automóveis, etc. Além de sempre atuar com transparência e agilidade em todo o processo de planejamento.
É uma ótima forma de poupar tempo e conseguir se dedicar a outros detalhes da viagem, sem se preocupar que algo possa dar errado.
Planejamento econômico rígido
O controle econômico de uma viagem corporativa é sempre o ponto mais crítico e polêmico. Independente de ter uma empresa que esteja encarregada de cuidar de todos as negociações da viagem é imprescindível que o colaborador seja transparente e tente controlar o máximo possível todas as transações e gastos efetuados durante a viagem.
Esse planejamento econômico deve andar lado a lado com a política de viagens que foi implementada pela empresa, a fim de obter um maior controle sobre como, onde e porquê determinado valor foi gasto. Até mesmo porque imprevistos podem sim acontecer.
Como a prática do controle de gastos é sempre um ponto delicado, terceirizar os cuidados da viagem da sua empresa a uma agência de viagens exclui a necessidade do colaborador administrar este tipo de burocracia. A Nix Travel conta com uma equipe especializada, pronta para respeitar e planejar o seu orçamento em qualquer lugar do mundo.
Inspire-se no próximo
Uma empresa deve estar sempre atenta aos concorrentes. Uma ótima estratégia é analisar como as demais empresas trabalham com a gestão de viagens e como lidam com toda a situação. Dessa forma, é possível sugar aprendizados e dicas extremamente valiosas e, mais tarde, aplicá-las em sua própria gestão.
Aprender com a falha alheia, é sempre melhor do que aprender com os próprios erros. Afinal, assim você já sabe o que pode ou não dar certo. Além disso, muitas empresas possuem estratégias extremamente eficientes e com grande probabilidade de sucesso.
Porém, elas só precisam de alguém que as coloque em prática. Isso significa que você pode ser a pessoa que colocará em prática essas estratégias e poderá usufruir de todos os benefícios que ela pode trazer! Além disso, não deixe de conhecer mais os serviços da Nix Travel.