O que cabe ao CEO após a contratação de uma agência de viagem corporativa

O que cabe ao CEO após a contratação de uma agência de viagem corporativa?

Por mais que uma viagem corporativa possa parecer extremamente simples de organizar, a realidade passa muito longe disso. Afinal, engana-se quem pensa que para organizar uma viagem desse porte, basta apenas comprar passagem de ida e volta e encontrar um hotel.

Há por trás da viagem toda uma preparação de equipe, escolha dos colaboradores que seguirão a viagem, normas, hotelaria, passagens, entre outros aspectos a serem considerados.

Com tanta coisa para pensar, caso um desses detalhes seja esquecido ou mal planejado, é grande a possibilidade de haver problemas e muito mais despesas do que o habitual.

Foi pensando em tudo isso que a Nix Travel separou neste artigo diversas dicas de extrema utilidade para quem precisa preparar uma viagem de negócios e não tem ideia de onde começar.

Abaixo, confira o que cabe ao CEO após a contratação de uma agência de viagem corporativa!

5 Exigências que devem ser passadas à agência pelo CEO

É necessário que cada informação seja pensada com atenção pelo CEO antes de passar adiante. Como sabemos, é necessário também avaliar como está o mercado antes de decidir quando será a viagem.

1) Hotelaria

Dependendo da época do ano em que se encontra, encontrar um hotel adequado para hospedagem pode ser um pouco mais complicado do que o normal.

Em épocas de verão, por exemplo, onde a maioria das pessoas se encontra de férias com a família toda, é um mês mais complicado para agendar uma viagem a negócios. Isso também se deve ao fato de que o hotel provavelmente estará barulhento, cheio e movimentado.

Por isso, é importante informar à agência de viagem corporativa quais são as preferências da empresa por épocas, hotéis, quartos, etc.

Dessa forma, fica muito mais fácil para eles planejarem uma estadia mais confortável e diferenciada para os colaboradores viajantes e, assim, atender melhor as necessidades da empresa.

2) Movimentação

Como vimos no tópico anterior, em alguns momentos, a movimentação de um hotel e de uma determinada cidade pode aumentar consideravelmente. Mas, para algumas empresas, isso pode ter um lado bom. Por conta disso, os gastos podem aumentar mais nestes períodos do que em outras épocas do ano.

Assim, sem dúvida, é uma ótima oportunidade para conseguir fazer melhores negócios. Logo, caso a empresa prefira justamente um local mais movimento em um lugar que podem ter clientes em potencial, é necessário informar à agência e passar todos os detalhes necessários.

3) Valores

Dependendo da procura, os preços acabam subindo. Em casos de uma viagem que precisa ser feita em última hora, o valor da viagem, diária de hotel, etc, pode comprometer seriamente o orçamento que fora planejado.

Sabendo disso, o CEO deve sempre estar um passo à frente, conversar com o gestor de viagens sempre que possível para que ele consiga avisar a agência encarregada que prefere valores acessíveis e, se possível, que a emissão de bilhetes não fuja dos objetivos e orçamento da empresa.

Dessa forma, a agência poderá agir dentro das exigências estabelecidas e encontrar o melhor valor mediante as negociações diferenciadas que possuem.

4) Documentação

Independente se a viagem será feita em grupo ou não, é necessário avisar a todos os colaboradores e a agência de viagens corporativa quais serão os documentos necessários que devem ser levados na viagem. A questão do documento é importante estar alinhada para evitar empecilhos na hora do embarque.

Muitas vezes, algumas empresas preferem contratar empresas de gestão de viagens para organizar o deslocamento sem erro e preocupação, assim como a Nix Travel, que trata com carinho e atenção todas as exigências dos contratantes.

5) Tecnologia

A tecnologia é extremamente útil para realizar a reserva de passagens e hotéis, além de ser possível conferir a disponibilidade dos locais e conferir os melhores negócios.

Assim sendo, o CEO pode solicitar à agência que seja feita uma pesquisa minuciosa sobre o assunto a fim de checar todas as possibilidades antes de qualquer negociação.

Outro tópico extremamente importante é que o CEO precisa de autonomia para realizar a viagem. Para isso, ele pode contar com software Self-booking da Nix Travel. Essa ferramenta ajuda a centralizar informações, buscar reservas, realizar relatórios e tantas outras funções. Utilizando essa tecnologia, o CEO viajante consegue buscar num só lugar todas as informações necessárias

Necessidades pessoais

Em uma viagem corporativa, O CEO que contratou uma agencia de viagens desejar ver que o dinheiro investido nesta contratação realmente valeu a pena. Por isso, cabe a ele apenas desfrutar da viagem, ter todos as burocracias relativas ao seu deslocamento resolvidas com agilidade. O mais importante é que o CEO não perca tempo questões desnecessárias. Seu papel é focar nos negócios e deixar todo o resto com a agência contratada.

O conforto e a segurança dos colaboradores deve ser o tópico relevante afinal não basta apenas pensar na redução de custos e ignorar totalmente a qualidade do serviço que será prestado pelo hotel, companhia aérea, etc.

Locais barulhentos e estressantes podem atrapalhar ao extremo o profissional e fazer com que ele produza de forma atrapalhada.

Política de viagem da empresa

Quando uma empresa conta com a política de viagens, é muito mais fácil garantir que todos agirão de maneira profissional e alinhada. A política de viagens corporativas é um documento que estabelecerá todas as regras, procedimentos, etiquetas de comportamento, entre outros aspectos a serem cumpridos pelos colaboradores.

O documento também permite a autonomia do funcionário, como falamos no tópico anterior. Afinal, caso haja alguma dúvida, ele pode consultar diretamente o documento e evitar entrar em contato a todo o momento com a empresa.

Como escolher uma agência

A Nix Travel visa oferecer os melhores serviços para agendar uma viagem de negócios, caso seja muito complicado organizar sozinho por conta de tempo ou outros fatores.

Assim, é possível contar com uma agência de viagens corporativas para ter todos os detalhes acertados de maneira eficiente. Dessa forma, é possível ter maior e melhor controle sobre todos os detalhes. Conheça agora mesmo os serviços corporativos da Nix Travel!

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