elaboração de relatório de viagem corporativa

Dicas para apresentar os relatórios de viagem corporativa à diretoria da empresa

Exigido por grande parte das empresas, o relatório de viagem corporativa é onde constam todos os gastos realizados durante a viagem do colaborador. Logicamente, já é de se esperar que esse documento seja de fundamental importância, afinal ele controla todos os custos que foram envolvidos durante a viagem.

O relatório também serve para realizar um reembolso acertado e claro para com o funcionário. Afinal, dessa forma, é possível otimizar o trabalho tanto do profissional, quanto da empresa.

Isso ocorre, pois hoje em dia, muitas empresas criam plataformas para ter acesso a um relatório online e, assim, é possível acompanhar quase em tempo real todos os acontecimentos durante a viagem.

Como é um processo de extrema importância, a Nix Travel listou neste post, dicas para apresentar os relatórios de viagem corporativa à diretoria da empresa. Confira!

 

Vantagens do relatório de viagens corporativas

 

1) Informações

Como uma viagem corporativa envolve gastos diversos, sem o relatório, todos os dados ficariam perdidos e seria um grande atraso para o trabalho de todos os envolvidos.

Quando se opta pelo relatório, a organização de informações é muito mais efetiva. Assim, as informações ficarão muito mais organizadas e centralizadas.

Esse feito agrega muito mais confiabilidade entre o colaborador e a empresa. Além disso, como as informações se encontrarão em um só documento, todas as pessoas autorizadas poderão acessá-las para sanar dúvidas ou conferir algum dado. Isso também evita tropeços na produtividade da equipe e impede situações de desconforto.

 

2) Tempo

Juntar todas as informações em um só relatório e de forma organizada, torna a análise de dados muito mais eficaz.  Assim, é muito mais simples conferir se as informações são compatíveis entre si.  Isso também possibilita a criação de estratégias melhores para as futuras viagens e, também, evita a perda de tempo ao buscar valores mais específicos.

 

3) Análise

A análise consiste em realizar um levantamento de todos os gastos realizados e, após isso, estudá-los. Para quem atua com viagens, sabe que é necessário verificar se o dinheiro está sendo bem utilizado e, também, se está sendo utilizado realmente para fins profissionais.

É lógico que existem alguns imprevistos que algumas vezes obrigam o funcionário a realizar algum gasto, mas nesses momentos, é necessário fornecer uma explicação convincente e realista do motivo.

De qualquer forma, a análise visa realizar a redução e organização de custos. Isso ocorre, pois com o acesso aos dados da viagem, é possível projetar um maior entendimento sobre as finanças e otimizar as economias.

 

4) Melhor tomada de decisões

Com o relatório de viagem corporativa, é possível tomar decisões muito mais eficazes e acertadas. Além disso, é possível fazer uma análise e prestar apoio para que os gestores cheguem às melhores decisões e criem estratégias inteligentes e efetivas.

 

Informações que devem aparecer no relatório de viagem corporativa

Após conhecer todas as vantagens do relatório de viagens corporativas, é necessário saber o que deve constar neste documento. Afinal, muitos profissionais ainda se atrapalham na hora de criar um relatório efetivo e organizado. Acompanhe as dicas a seguir:

 

  • Objetivos que devem ser alcançados com a viagem

Nesse relatório, é necessário constar quais os objetivos que devem ser alcançados na viagem corporativa. Isso faz com que o colaborador viaje muito mais focado no que deve fazer, além dos gestores conseguirem ver mais planejamento e sentido na viagem.

O objetivo da viagem, com certeza, varia de empresa para empresa. Mas independente de qual seja, deve estar explícito no relatório.

Obviamente, o objetivo descrito ali, deve ser alcançável. Dessa forma, todos os envolvidos entenderão da melhor forma quais as intenções da empresa e para qual caminho ela está se dirigindo.

 

  • Custos

Os custos da viagem devem aparecer de forma clara e muito bem específica no relatório. Para evitar confusões. Alguns gastos que devem estar discriminados neste documento são:

  • Passagens aéreas

Algumas informações a respeito das passagens aéreas devem constar no relatório, como a data de emissão, o número da reserva e a solicitação da viagem. Caso haja trocas de voos, também deve estar incluído no relatório. Para simplificar, quanto mais detalhado, melhor.

  • Hospedagem

A hospedagem e as passagens, compreendem nos dois maiores gastos da viagem. Portanto, é necessário estar especificado o tipo de hospedagem, a localização, emissão da reserva, check-out, check-in, quarto, valor pago pela tarifa etc.

  • Seguro viagem

Quando o seguro viagem for contratado, também é necessário constar no relatório. Lá, é necessário especificar o nome da seguradora, o tipo do serviço, quais imprevistos ele cobre, valor total, cartão do segurado e data de validade do mesmo, além dos dados do contrato da apólice.

  • Gastos gerais

Nos gastos gerais, deve estar especificada a compra de lanches, materiais etc. Desde uma caneta, até um almoço: tudo deve estar especificado no relatório. Despesas com transporte terrestre também precisam estar descritas no documento.

  • Elaboração

Para elaborar, basta definir os gastos e deixar claro o motivo deles. Também é necessário deixar especificado o que está sendo reembolsado, o que será pago parcelado e o que o colaborador deverá pagar. Além disso, é necessário guardar e apresentar absolutamente todos os comprovantes ou notas fiscais.

 

Padronização dos relatórios de viagem

Elaborar um modelo de relatório padrão auxilia futuras viagens e colabora para a padronização do documento. Esta medida, evita a elaboração precária do documento em caso de viagens de emergência.

Além disso, o relatório deve conter um termo que sinaliza a obrigação da apresentação de notas fiscais, comprovantes, boletos, cupons, vias de cartão, entre outros.

A padronização faz com que seja possível identificar possíveis furos de caixa e, caso esteja tudo certo, poupa momentos desconfortáveis entre a empresa e o colaborador.

Em algumas empresas é necessário apresentar até mesmo gráficos para mostrar a evolução da viagem corporativa ao longo da estadia. Por isso, é sempre preferível selecionar um momento tranquilo do dia para que o relatório seja feito e atualizado de forma correta e tranquila.

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