agência de viagens corporativas

Como uma agência de viagens corporativas facilita o trabalho de um gestor de viagens?

O gestor de viagens corporativas é o responsável por fazer com que os processos da viagem sejam otimizados, assertivos e claros. Este profissional precisa estar atento às necessidades da empresa pela qual trabalha, e dialogar frequentemente com colaboradores a fim de realizarem um planejamento de viagem seguro para seus colegas.

Eles precisam reduzir custos sem diminuir a qualidade. Mesmo que pareça fácil, há diversos desafios e detalhes na rotina de um gestor. Afinal, ele é encarregado de planejar viagens sem exceder os valore impostos pela corporação.

Além disso, toda a parte burocrática de uma viagem corporativa é de responsabilidade do gestor. Ele precisa fazer com que a viagem ocorra de forma fluídica e sem preocupações e transtornos.

A rotina desse profissional é extremamente corrida e, muitas vezes, é necessária a contratação de uma agência especializada no assunto.  A agência de viagens será como um suporte para o gestor.  Esta via de mão dupla, vai ajudar a formatar e realizar viagens perfeitas, que se encaixam no perfil da empresa e do colaborador viajante.

Por isso, acompanhe este artigo da Nix Travel e veja como uma agência de viagens corporativas facilita o trabalho de um gestor de viagens.

Planejamento facilitado da viagem corporativa

Um bom planejamento é extremamente necessário para reduzir os custos da viagem corporativa de uma empresa. Logo, procurar os serviços de uma agência de viagens não pode ser considerado um luxo. Gestor e agência, juntos, poderão proporcionar deslocamentos sem sustos, e auxiliar o viajante antes mesmo da viagem começar.

Afinal, as agências estão munidas de informações suficientes para entender e atender a todas as exigências e necessidades da empresa. Logo, determina-se um planejamento que caiba dentro da política estabelecida pelo contratante.

Emissão segura de documentos

Dentro do planejamento das viagens corporativas, é de suma importância estar atento à documentação necessária para a viagem. Bem como a renovação, prazos, vencimentos, vistos, etc. Geralmente, nessa etapa ocorrem diversos transtornos, pois muitas vezes, a empresa deixa o funcionário responsável por isso. O que nem sempre é o certo a se fazer.

Nesse caso, a agência vai ser a melhor opção para realizar essa tarefa.  Ela tomará para si a responsabilidade de conferir toda a documentação necessária, emissão de vistos, entrevistas consulares, vacinas solicitadas pelo país a ser visitado. A elaboração de todo esse processo, evita que o gestor fique sobrecarregado, permitindo que ele se dedique a assuntos realmente importantes.

Gestão eficaz dos gastos

Não é nada fácil controlar os custos que surgem durante uma viagem corporativa, afinal são infinitas variáveis e justificativas pelo qual eles ocorrerão. Para a felicidade e tranquilidade da empresa, as agências possuem um sistema rigoroso e atento para os relatórios gerenciais de gastos.

Nesses relatórios, é possível classificar as despesas da forma que a empresa achar mais conveniente. A Nix Travel é uma empresa que vem crescendo a cada dia por sua confiabilidade e profissionalismo na hora de organizar uma viagem corporativa. Além disso, consegue alinhar baixo custo e alta qualidade para o colaborador e para a empresa, garantindo uma economia de até 28% com os custos de sua viagem de trabalho.

Segurança em viagens de trabalho

Ainda que todos anseiem por uma viagens sem sustos e  sem nenhum imprevisto, infelizmente há situações que independem de nossas responsabilidades

Em alguns casos podem ocorrer acidentes, doenças e outros imprevistos. É praticamente infinita a lista de coisas que, infelizmente, podem dar errado durante uma viagem a negócios.

Por isso, é sempre necessário adquirir um seguro viagem junto com os serviços da agência. Afinal, o colaborador se torna totalmente responsabilidade da empresa a partir do momento que ele sai para representá-la.

Dessa forma, caso algo de ruim aconteça, o trabalho do gestor será facilitado, visto que a agência

Ao contratar uma agência de viagens, é possível oferecer mais tranquilidade ao gestor, que trabalha de forma mais tranquila ao saber que o colaborador viajará em segurança. Caso algo aconteça, o seguro cobrirá o acontecido e a agência tomará a frente de toda a situação.

Conforto em viagens corporativas

Como as agências são treinadas especificamente para planejar de forma quase perfeita a viagem, elas já possuem tato e empatia o suficiente para entender o que o viajante deseja e precisa durante a viagem. Mediante isso, todo o planejamento é feito conforme o perfil da empresa e do objetivo central da viagem:  eventos corporativos, feiras ou mesmo uma reunião de negócios. Isso significa que uma agência consegue encontrar ótimos hotéis e transportes para realizar a viagem do funcionário levando em consideração todas as especificidades relativas a este deslocamento.

Afinal, ela possui completa consciência de que uma pessoa que viaja a fins corporativos, precisa de um lugar confortável e calmo para poder se concentrar no trabalho ou até mesmo descansar.

Além disso, a agência por já possuir experiência, consegue conversar com o gestor e entrar em um acordo sobre a melhor época do ano para conseguir algo dentro do perfil do colaborador. Afinal, durante o verão, por exemplo, os hotéis se encontram muito mais movimentados e barulhentos, podendo afetar diretamente na produtividade do colaborador.

Outra questão que uma agência pode ajudar é a localização do hotel. Mediante as necessidades da empresa, a agência saberá exatamente qual o melhor hotel para hospedar o colaborador. Dessa forma, ela auxilia na otimização de tempo de deslocamentos entre hotéis e locais de reunião,  diminuindo riscos de atrasos e empecilhos nos trajetos.

Serviço de qualidade

Uma empresa moderna possui total conhecimento do quão importante é fornecer ótimas condições de trabalho para o colaborador viajante.

É necessário lembrar que o colaborador reflete diretamente a imagem da empresa, ou seja, ao optar por hospedá-lo em qualquer hotel ou colocá-lo em qualquer linha aérea, isso pode causar grande desconforto e desmotivação ao profissional.

Oferecer uma condição de trabalho adequada aumenta consideravelmente a produtividade de um funcionário, pois ele se sente mais valorizado e motivado para fazer a diferença em nome da empresa.

O fato é que, uma empresa e um gestor de alta qualidade sabem da importância de investir em um serviço de qualidade para agregar valor e motivação aos seus representantes durante as viagens corporativas, os ajudando a focarem no que realmente importa.06

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