Preparar a sua equipe para uma viagem corporativa é sempre importante. Principalmente se as demandas para esse tipo de tarefa são frequentes. É sempre importante alinhar os procedimentos para que todos dentro da empresa tenham a mesma comunicação.
Essas orientações são necessárias. Não pense que perderá tempo ao reunir a sua equipe para repassar os processos. Afinal, os colaboradores nem sempre irão saber de tudo, portanto é sempre válido ressaltar essas informações.
Mas você não sabe quais as orientações deve direcionar a sua equipe? Sem uma política de viagens corporativas fica meio difícil. Porém, a Nix Travel listou neste post algumas dicas sobre como orientar seus colaboradores adequadamente. Confira e boa leitura!
Saiba como orientar adequadamente os profissionais da sua empresa para uma viagem de negócios
Alinhar procedimentos nem sempre é algo simples. Mas quando se trata de viagens corporativas, ainda mais sendo com mais de um colaborador, é sempre importante dar as devidas orientações.
Veja quais são as mais importantes:
1 – Sobre a mala
A mala de uma viagem corporativa é totalmente diferente de uma mala de férias. Portanto, sempre reforce aos seus colaboradores essa diferença para que nela haja os itens apropriados para que eles possam exercer suas funções. Ou seja, trabalhar corretamente.
Normalmente, o resumo de uma mala de viagens corporativas é de roupas sociais, notebooks e documentos. Sugira que eles tenham um checklist e façam as malas com antecedência para não correr o risco de esquecer nada.
2 – Trace objetivos
As metas dessa viagem de negócios devem ser claras para todos os integrantes. Afinal, quando retornarem, o que precisarão apresentar? Quais os resultados são esperados deles?
Portanto, conscientize os colaboradores sobre o que a empresa espera deles com essa viagem de negócios. Por isso, eles devem retornar com os objetivos alcançados. Então, deixe bem definido qual é a principal meta desse deslocamento.
3 – Faça uma agenda
Oriente seus colaboradores a terem uma agenda para anotarem tudo o que for preciso. Além de claro, seus principais compromissos ao longo dessa viagem corporativa. É importante que essa agenda esteja alinhada com os objetivos da empresa.
Essa prática traz benefícios como:
- Evitar atrasos nos compromissos;
- Garante melhor aproveitamento do tempo e que o colaborador se torne mais produtivo ao longo da viagem corporativa;
- É um plano de ação para que os objetivos dessa viagem de negócios sejam alcançados;
- Fornece as informações necessárias para que você se planeje para as próximas viagens corporativas;
- Evita que o colaborador deixe de cumprir alguma demanda por causa do esquecimento.
Hoje em dia, as agendas não precisam ser propriamente de papel. Há aplicativos de agenda que são bastante funcionais e ajudam os profissionais a não esquecerem seus compromissos.
4 – Faça networking
Oriente seus colaboradores a praticarem sempre o networking, aproveitando todas as oportunidades. Parece um pouco óbvio? Sim, mas isso pode cair totalmente no esquecimento durante uma tarefa ou outra. Portanto, a orientação é bastante válida.
Em uma viagem de negócios, os seus colaboradores vão representar a sua organização em um novo ambiente. Sendo assim, são várias chances de conhecer novas pessoas para criar novos laços empresariais. Portanto, clientes, parceiros e fornecedores em potencial são o que mais vão existir no caminho deles.
Lembre a eles de praticar esse networking, afinal, seus colaboradores podem se envolver tanto com o objetivo principal dessa viagem de negócios que podem se esquecer de trocar e-mails ou cartões de visitas e perder grandes oportunidades.
5 – Contatar sempre o gestor
Outra orientação importante a se fazer é entrar em contato sempre com o gestor direto. Se a viagem corporativa for longa, o ideal é ter um horário fixo para repassar ao líder todas as informações necessárias.
Essas informações podem ser repassadas via mensagem de texto, e-mail ou chamadas de vídeo. O que for melhor para manter a comunicação entre o gestor e colaborador. O que não pode é deixar de contatar o responsável.
6 – Fazer registro de todos os gastos
Explique aos seus colaboradores que todos os gastos realizados ao longo da viagem corporativa devem ser registrados. Essa prática traz mais vantagens para a empresa, como:
- O colaborador terá como comprovar que esse gasto foi realmente feito e necessita ser reembolsado;
- Esses registros vão servir para que a empresa reveja o orçamento que é destinado aos colaboradores quando fazem viagens de negócios;
- Se uma viagem traz muitos gastos e poucos resultados, ela não foi bem sucedida. Do contrário, ela foi vantajosa para a empresa e para mostrar o potencial do colaborador;
- Simplifica muito o processo de reembolso.
Vale lembrar que, além de anotar todos os gastos, o colaborador também deve guardar o cupom fiscal. Essas notas serão as reais comprovações de que houve um gasto necessário e o colaborador será reembolsado.
7 – Estudar o destino
Por último, mas não menos importante, oriente os seus colaboradores a estudarem o destino para onde irão. Principalmente se for uma viagem de negócios internacional. É importante que eles conheçam bem o destino para não ficarem perdidos no lugar ou, ainda, evitar algum tipo de gafe cultural.
Conscientize os seus profissionais que agir com etiqueta é extremamente importante em viagens de negócios. Isso pode ser um degrau para obter o sucesso nas relações comerciais. Portanto, passe para eles qual será o destino e peça para que estudem como é o local.
Neste artigo da Nix Travel, separamos algumas dicas importantes para você orientar adequadamente a sua equipe que está sempre em viagens corporativas. Pode parecer óbvio, mas muitos profissionais se esquecem da maioria desses detalhes por focarem exclusivamente no objetivo da viagem.
Por isso, essa reunião de orientação de viagem corporativa nunca será uma perda de tempo. Além disso, alinhar os processos que serão executados durante essa ida nunca é demais. Prevenir é sempre melhor do que remediar.
Para que a sua viagem de negócios seja um sucesso, é importante que toda a equipe esteja devidamente orientada. O sucesso de uma viagem corporativa depende muito do comportamento do colaborador.
Gostou das nossas dicas para orientar seus profissionais em uma viagem de negócios? Então não deixe de conhecer os serviços corporativos da Nix Travel – agência de viagens corporativas.