As viagens corporativas são extremamente importantes para uma empresa que deseja ampliar conhecimentos e firmar negócios de forma promissora. Para que tudo isso ocorra, existem os gestores de viagem: funcionário responsável por organizar as viagens da empresa que trabalha.
Este cargo geralmente existe em empresas de médio e grande porte, que exigem um grande número de deslocamentos de seus funcionários durante o ano.
Por conta do grande volume de viagens e da necessidade de planejamentos e movimentações, empresas elencam profissionais para dedicarem-se exclusivamente ao planejamento de viagens de negócios.
Essas viagens podem ser para diversas finalidades, seja para reuniões, feiras, parcerias, cursos etc. Porém, durante o planejamento, podem ocorrer algumas dificuldades e imprevistos, pondo em risco o sucesso da viagem.
Levando em consideração todo o trabalhoso processo de planejamento é que entram as agências de viagens corporativas. Na intenção de prestar o melhor serviço para o cliente, a agência realiza todo o planejamento da viagem, auxiliando nos principais pontos em que um gestor de viagens pode sentir dificuldades.
Pensando nisso, a Nix Travel elaborou este artigo com as principais dificuldades de um gestor de viagens, e como uma agência especializada pode ajudar. Confira!
A importância do gestor de viagens em uma empresa
Um dos maiores desafios do gestor de viagens é conciliar mais e melhor com menos. Dessa forma, durante toda a fase de negociação entre agência de viagens e empresa cliente o gestor de viagens deverá atuar sempre olhando para o melhor custo benefício.
Além disso, as soluções encontradas pelo gestor de viagens precisam garantir conforto e segurança para os colaboradores de sua empresa.
A figura do gestor de viagens é muito importante para uma empresa, pois em alguns casos, gastos com viagens podem chegar a 2ª maior despesa de uma empresa.
As agências de viagens corporativas e seu papel para uma boa gestão
Uma agência de viagens corporativas experiente proporciona muito mais comodidade, conforto e agilidade em todos os processos de viagem. Cuida de toda a gestão, suporte e conveniência de suas empresas clientes, podendo auxiliar o gestor na elaboração da política de viagens corporativas.
Isso inclui diversos aspectos, como realizar negociações satisfatórias, cuidar da segurança do colaborador em viagem, prestar suporte nas dúvidas e necessidades, buscar as melhores condições para seus viajantes, entre diversos outros pontos.
As maiores dificuldades de um gestor
Entre as principais funções e também maiores dificuldades do gestor de viagens corporativas, estão:
1. Planejamento em detalhes
Independentemente de a viagem ser em território nacional ou internacional, ela sempre pede muita atenção em diversos aspectos. Portanto, o gestor é o responsável por planejar toda a logística que envolve a viagem, do início ao fim.
O levantamento de documentos necessários também é de responsabilidade do gestor de viagens corporativas. As negociações com os fornecedores sobre o transporte e hospedagem também ficam a cargo do profissional.
Além disso, o gestor deve ficar sempre atento ao perfil do colaborador que está seguindo viagem e, dentro disso, encontrar a solução mais aproximada para oferecer o melhor, levando em conta todas as diretrizes descritas na política de viagens da empresa.
Nesses momentos, é extremamente importante contar com a ajuda de uma agência especializada. Como já possuem experiência na área, fica muito mais fácil organizar os detalhes da viagem e entender o perfil e exigências do colaborador viajante. A agência de viagens vai dialogar frequentemente com o gestor.
Estra relação entre agência e gestor oferece maior organização, visto que o gestor será a ponte entre agência e empresa contratante. Esta relação mútua resulta em comunicação facilitada e, consequentemente, uma viagem melhor e mais bem planejada.
2. Política de viagens
A elaboração da política de viagens deve sempre estar em concordância com o perfil de atuação da empresa. Mesmo que devam ser bem detalhados, a política de viagens não precisa ser necessariamente extensa, deve apenas ser clara e abordar de forma objetiva as regras estabelecidas para a viagem.
O objetivo da política de viagens é reduzir os conflitos e imprevistos que podem acontecer na viagem dos colaboradores. Além disso, uma ótima sugestão é sempre fornecer uma cópia da política para todos os funcionários que estarão em viagem.
Assim, caso haja alguma dúvida, basta consultar as regras e averiguar se é possível ou não realizar determinado ato. Dessa forma, não há a necessidade constante de estar sempre contatando a empresa.
Além disso, é obrigação do gestor fazer com que as normas estabelecidas na política de viagem sejam todas cumpridas da forma mais correta possível.
Nesse quesito, é necessário sempre ter um equilíbrio, afinal, o colaborador também precisa da sua autonomia para realizar algumas funções. Nesses momentos, uma agência como a Nix Travel, especialista em viagens corporativas, é perfeita para a função. Agência e gestor, juntos, são capazes monitorar o cumprimento da política de viagens, a fim de proporcionar uma viagem de sucesso para o viajante e sem o descumprimento da política de viagens imposta pela contratante.
3. Tecnologia
Lançar mão da tecnologia não é mais um ponto facultativo. A fim de facilitar a vida de viajantes e gestores, é possível encontrar no mercado ferramentas que dão suporte aos que precisam.
Caso do sistema de Self-Booking. Essa ferramenta online otimiza o planejamento das viagens, aumenta a produtividade do colaborador e da empresa, além de oferecer autonomia ao viajante. Estas facilidades fazem com que as informações necessárias para as tomadas de decisão sejam mais claras e assertivas.
4. Relatórios
Os relatórios são extremamente importantes para tudo sair como o planejado durante as viagens. Nesses relatórios é onde o gestor mostrará com riqueza de detalhes como foi a hospedagem, transporte e outros detalhes do deslocamento.
Outrossim, ele analisará quais foram as despesas, onde o dinheiro foi gasto, o motivo, quanto sobrou, entre diversas informações que sejam relevantes para a empresa. Os relatórios devem ser sempre esclarecedores e objetivos.
Lançar mão do conjunto de técnicas contidas no Business Intelligence é de extrema importância ao gestor de viagens, principalmente porque dá clareza nas despesas e mitiga os riscos futuros com dados específicos do perfil de compra de sua empresa. São nesses relatórios que o gestor mostrará com riqueza de detalhes como tem sido o investimento em viagens corporativas.
As agências de viagens corporativas
Uma agência de viagens corporativas experiente, consegue sempre proporcionar muito mais comodidade, conforto e agilidade em todos os processos da viagem. Um gestor que conta com o apoio de uma agência de viagens tem a certeza da assertividade de processos, segurança nas informações e profissionalismo na área.
Além de cuidar de toda a documentação, uma agência pode auxiliar grandemente um gestor a cumprir os requisitos da política de viagens, elaborando um planejamento de ponta a ponta, que fornece ao colaborador todo o suporte necessário: do embarque até a chegada.
Isso inclui diversos aspectos, como realizar negociações satisfatórias, cuidar da segurança do funcionário que está viajando, prestar suporte para eventuais acidentes e problemas, além de ajudar em negociações e acordos comerciais. Todos os aspectos referentes às viagens de trabalho podem receber o assessoramento de uma agência de viagens. A Nix travel conta com uma equipe multidisciplinar, que zela por seus clientes e oferece assistência 24 horas para o viajante. Solicite um orçamento!