Tudo o que você precisa saber sobre as políticas de viagens corporativas

Tudo o que você precisa saber sobre as políticas de viagens corporativas

Não existem mais barreiras que não possam ser ultrapassadas para chegar até um cliente. Por isso, viagens corporativas são tão corriqueiras no cotidiano de diversas corporações.

Através dos encontros que ocorrem durante as viagens, é possível ampliar de forma significativa os lucros da empresa, conquistar parcerias, estreitar relacionamentos etc. Porém, mesmo que tragam benefícios, essas viagens precisam ser organizadas com muita cautela e atenção.

Nesse artigo, a Nix Travel listou tudo o que você precisa saber sobre as políticas de viagens corporativas!

O que é a política de viagens corporativas?

A política de viagens corporativas é uma espécie de documento que contém todos os detalhes e diretrizes que informam como devem ser realizados os itinerários feitos em viagens de trabalho.
Nesta política, é preciso que esteja descrito as regras de conduta para os colaboradores da empresa, diretrizes relativas ao regimento interno, declarações de despesas, descritivo de missão e prevenção de riscos para os funcionários viajantes.

É necessário sempre trabalhar com transparência e clareza. Além disso, a política de viagens corporativas traz diversas melhorias na qualidade da viagem. Outro fator que também é muito importante é a redução de custos que ela promove.

Cada empresa precisa elaborar a sua, considerando  suas necessidades e limitações.

Objetivos da empresa

Quando surge a possibilidade de uma viagem corporativa, é preciso avaliar quais são as reais necessidades e objetivos da empresa. É sempre necessário frisar com o colaborador que realizará a viagem, o que a empresa espera desse encontro, o que ele pode ou não fazer e qual será a melhor forma de abordagem para que o resultado seja alcançado.

Dessa forma, é possível que juntos, empresa e funcionário consigam chegar a uma estratégia extremamente eficaz e inspiradora, visando trazer diversos benefícios para a empresa.

Entenda os limites da empresa

Um passo importante, é equilibrar necessidades e possibilidades. Isso também vale para a criação da política de viagens. De nada adianta realizar planejamentos e estratégias mirabolantes, mas que fogem completamente do orçamento e configuração da empresa.

É necessário sempre manter os pés no chão e ter uma visão abrangente da empresa. Dessa forma, é possível também, otimizar as funções e não sobrecarregar a equipe.

Deixar de elaborar uma política exclusivamente para a sua empresa nunca é uma boia ideia. Há inúmeros exemplos prontos disponíveis em sites pela internet. No entanto, se a sua corporação se compromete com os resultados e se preocupa verdadeiramente com o caminhar do seu negócio, é indiscutível a necessidade de compreender os limites da sua empresa e realizar uma política própria.

Não importa se muito detalhada, pouco ou se há menos recursos a serem investidos em viagens do que o seu concorrente.  Saber os seus limites e incorpora-los num documento personalizado proporciona efetividade nas ações, otimização de processos e mais qualidade de atendimento em todas as frentes da sua empresa.

Adequação à cultura organizacional da empresa

Deixar de lado os aspectos organizacionais da empresa é, geralmente, o grande ponto responsável por uma viagem malsucedida.

Toda a organização e documentação da viagem deve seguir exatamente o padrão profissional e estrutural dos capitães da empresa. Com isso, será muito mais fácil estipular metas, prazos e deixar claro os limites e diretrizes da organização.

Orçamentos

O tópico referente ao orçamento é geralmente o mais temido para a organização de políticas de viagem. Isto porque, viagens de negócios acarretam despesas grandes, e precisam ser avaliadas com muito cuidado. Na política de viagens, os orçamentos precisam estar bem destacados e descritos de forma clara. É possível colocar um limite de valor para alimentação, controle sobre a prestação de contas, política de reembolso etc. As estratégias colocadas em prática no orçamento são extremamente eficientes e afetam de maneira positiva a parte financeira da empresa.

Vale lembrar que um orçamento bem planejado evita uma série de problemas e os gastos desnecessários diminuem consideravelmente.

Atente-se ao colaborador

Entender o perfil e o método de trabalho de cada colaborador pode, muitas vezes, ser um desafio para cada gestor. Porém, é importante lembrar que são os funcionários quem representarão a empresa durante a viagem.

A elaboração da política de viagens precisa ser clara e objetiva, de modo que atenda a todos os perfis de colaboradores.  Elencar tópicos de fácil entendimento, fornecer telefones de contato, ser detalhista nas exigências evita falhas de comunicação e tomadas de decisões erradas.

Por isso, caso estejam insatisfeitos e mal orientados com relação à viagem, é possível que isso reflita negativamente na imagem da empresa.

Ao elaborar uma viagem, é importante estar atento às preferências e experiências vividas pelo colaborador. Mesmo que a viagem seja feita a trabalho, é preciso levar em conta o conforto e a acomodação dos funcionários.

Uma boa dica é reservar um momento de lazer para que o colaborador consiga relaxar. Traçar um roteiro turístico breve, garante o respiro necessário para que o colaborador recarregue as energias e consiga realizar sua missão de maneira mais leve e equilibrada.

Se a sua corporação ainda não possui uma política de viagens ou encontra dificuldades em executa-la com precisão, a Nix Travel pode ajudar a sua empresa. Somos uma agência comprometida e pronta para auxiliar empresários a elaborarem e cumprirem a política de viagens que mais se encaixa no perfil de sua empresa.

Junto aos nossos colaboradores, gestores, secretárias executivas e setor administrativo podem juntos, conduzir a sua empresa a realizar a melhor política, levando em consideração o seu orçamento, exigências, dificuldades e qualquer outro ponto que a sua empresa precisar.

Seguindo todas essas estratégias e sem deixar de cogitar uma empresa tão competente como a Nix Travel, fica muito mais fácil planejar uma viagem que trará bons frutos para a empresa.

Comments are closed.