Imprevistos em viagens

Como evitar imprevistos em viagens corporativas

Todos sabemos que as viagens corporativas fazem parte da rotina de diversas empresas. Dessa forma, elas são fundamentais para que as empresas desenvolvam seus negócios, aumentem a prospecção de clientes e possam ajudar a preparar suas equipes de trabalho.

No entanto, nessas viagens é muito comum que ocorram imprevistos. Eles podem trazer prejuízos e transtornos. Algumas dessas situações negativas e desgastantes podem ser provocadas por erros na sua programação ou até mesmo pela ausência de regras específicas.

Dessa forma, para minimizar riscos, você pode atentar-se a alguns cuidados básicos. Confira a seguir, o que fazer para evitar que esses imprevistos aconteçam.

Conheça 5 dicas para evitar imprevistos em sua viagem corporativa

Como vimos, os imprevistos podem custar muito aos cofres da sua empresa e podem atrapalhar os objetivos da viagem. Os imprevistos são falhas que normalmente ocorrem pela falta de planejamento, antes ou até mesmo durante a sua viagem.

Independente de qual seja o motivo da sua viagem corporativa ou seu tempo de duração, imprevistos podem acontecer. Seja falta de sinal, atrasos, voos perdidos, ausência na taxa de transportes e entre outros fatores.

Se você quer evitar que esses imprevistos aconteçam e esses erros assombrem a sua empresa continue a leitura e veja neste artigo 5 dicas para evitar os imprevistos em sua viagem corporativa. Confira!

Dica 1. Escolha a política de viagens

Para definir uma política de viagens é preciso que ela seja funcional. Muitos processos burocráticos apenas atrapalham o processo. Uma alternativa para essa situação é implantar controles rígidos, mas sem formar gargalos no seu fluxo de aprovação.

Para que essa opção funcione, é preciso que essa flexibilidade seja dosada. Nesta opção você deve especificar prazos para solicitações e alterações, além de manter reservas financeiras para evitar despesas desnecessárias.

Outro ponto importante é que você pode adicionar orientações sobre limites para gastos diários, fornecedores, despesas reembolsáveis e também divulgar a concessão de adiantamentos.

Dica 2. Faça um planejamento completo

Fazer um planejamento da sua viagem corporativa é um dos pontos principais para evitar imprevistos e manter a saúde financeira da sua empresa, pois as viagens corporativas demandam uma significativa parcela do orçamento das organizações.

Sendo assim, é essencial que você mantenha um relatório sobre os destinos mais buscados e principais roteiros. Assim, a sua busca por melhores tarifas pode ser otimizada. Nesta etapa, você pode criar um cronograma trimestral ou semestral, considerando as viagens programadas antecipadamente.

Dica 3. Busque uma agência especializada em viagens corporativas

Contratar uma agência especializada é uma das melhores formas de otimizar tempo e recursos. Ao optar por essa terceirização, você pode direcionar sua equipe para tarefas voltadas ao core business.

Essa decisão é ainda mais útil quando suas viagens são frequentes. As agências trabalham com inúmeras transações, por isso possuem acordos especiais, redes de hotéis, companhias áreas, entre outros serviços.

Todos os procedimentos das agências se adaptam as necessidades de suas viagens corporativas, além de disponibilizar contato direto com funcionários durante o deslocamento. Caso ocorra alguma dificuldade durante a sua viagem, você pode contar com uma equipe preparada para resolver essas questões rapidamente.

Dica 4. Invista em um seguro de viagem

Mesmo com todos os cuidados tomados, você precisa considerar a possibilidade de que ocorram acidentes e emergências. Sendo assim, o que você precisa fazer é se preparar para possíveis imprevistos. O seguro de viagem é feito especialmente para assegurar uma cobertura efetiva em sua viagem corporativa.

Como o seguro de viagem possui uma cobertura abrangente e correspondente a cada situação, é mais rápido encontrar soluções. Assim, com um pequeno investimento em sua segurança você pode evitar imprevistos e despesas desnecessárias.

Dica 5. Pesquise sobre o seu destino

Conhecer os destinos a serem visitados é uma das formas de evitar imprevistos em suas viagens corporativas. Para isso, você pode buscar informações para providenciar documentos e vacinas. Esse tipo de conduta é muito importante para realizar viagens internacionais, pois é necessário que você conheça especificidades para evitar imprevistos, como a cultura local e legislações sobre o país que você visitará.

Também é possível preparar um guia com indicações de restaurantes, transportes, pontos turísticos e opções de lazer e comportamento, assim evitando gastos desnecessários e os tão temidos imprevistos.

Todas essas ações podem reduzir custos e imprevistos, além de aperfeiçoar o gerenciamento de suas viagens de uma forma garantida, com praticidade e comodidade. Assim, um planejamento eficiente te ajuda a organizar todas as movimentações, sem extrapolar o controle de suas despesas e do seu orçamento.

Bônus: outra dica para evitar imprevistos na sua viagem corporativa é realizar um planejamento financeiro. Também é indicado deixar uma quantia máxima mensal para você usar em suas viagens corporativas.

Com a antecipação da saída desses recursos, você terá a possibilidade de comparar o que foi planejado com o que de fato você gastou e, com isso, perceber quais os gastos excessivos ou até mesmo encontrar falhas durante o seu processo, por exemplo.

Como viagens corporativas são indispensáveis para a manutenção e crescimento da sua empresa, você precisa investir no engajamento de sua equipe. Organização, planejamento e disciplina com os resultados são fundamentais para o sucesso das suas viagens corporativas, assim você conseguirá evitar muitos imprevistos durante a sua viagem de negócios.

Durante o planejamento de sua viagem corporativa, é preciso considerar coisas que podem sair erradas no seu deslocamento. Também é possível criar um plano B para algumas dessas hipóteses.

Dessa forma, se algo sair errado não será tão difícil resolver o problema e não comprometer toda a sua viagem. Criar o hábito de prever as coisas e criar alternativas, como planos de ação antecipados, pode te poupar algumas dores de cabeça com imprevistos.

Se você gostou deste post, deixe o seu comentário e compartilhe suas opiniões e dúvidas sobre como evitar imprevistos em suas viagens corporativas. Até a próxima!

 

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