elaboração de relatório de viagem corporativa

Dicas para apresentar os relatórios de viagem corporativa à diretoria da empresa

Exigido por grande parte das empresas, o relatório de viagem corporativa é onde constam todos os gastos realizados durante a viagem do colaborador. Logicamente, já é de se esperar que esse documento seja de fundamental importância, afinal ele controla todos os custos que foram envolvidos durante a viagem.

O relatório também serve para realizar um reembolso acertado e claro para com o funcionário. Afinal, dessa forma, é possível otimizar o trabalho tanto do profissional, quanto da empresa.

Isso ocorre, pois hoje em dia, muitas empresas criam plataformas para ter acesso a um relatório online e, assim, é possível acompanhar quase em tempo real todos os acontecimentos durante a viagem.

Como é um processo de extrema importância, a Nix Travel listou neste post, dicas para apresentar os relatórios de viagem corporativa à diretoria da empresa. Confira!

 

Vantagens do relatório de viagens corporativas

 

1) Informações

Como uma viagem corporativa envolve gastos diversos, sem o relatório, todos os dados ficariam perdidos e seria um grande atraso para o trabalho de todos os envolvidos.

Quando se opta pelo relatório, a organização de informações é muito mais efetiva. Assim, as informações ficarão muito mais organizadas e centralizadas.

Esse feito agrega muito mais confiabilidade entre o colaborador e a empresa. Além disso, como as informações se encontrarão em um só documento, todas as pessoas autorizadas poderão acessá-las para sanar dúvidas ou conferir algum dado. Isso também evita tropeços na produtividade da equipe e impede situações de desconforto.

 

2) Tempo

Juntar todas as informações em um só relatório e de forma organizada, torna a análise de dados muito mais eficaz.  Assim, é muito mais simples conferir se as informações são compatíveis entre si.  Isso também possibilita a criação de estratégias melhores para as futuras viagens e, também, evita a perda de tempo ao buscar valores mais específicos.

 

3) Análise

A análise consiste em realizar um levantamento de todos os gastos realizados e, após isso, estudá-los. Para quem atua com viagens, sabe que é necessário verificar se o dinheiro está sendo bem utilizado e, também, se está sendo utilizado realmente para fins profissionais.

É lógico que existem alguns imprevistos que algumas vezes obrigam o funcionário a realizar algum gasto, mas nesses momentos, é necessário fornecer uma explicação convincente e realista do motivo.

De qualquer forma, a análise visa realizar a redução e organização de custos. Isso ocorre, pois com o acesso aos dados da viagem, é possível projetar um maior entendimento sobre as finanças e otimizar as economias.

 

4) Melhor tomada de decisões

Com o relatório de viagem corporativa, é possível tomar decisões muito mais eficazes e acertadas. Além disso, é possível fazer uma análise e prestar apoio para que os gestores cheguem às melhores decisões e criem estratégias inteligentes e efetivas.

 

Informações que devem aparecer no relatório de viagem corporativa

Após conhecer todas as vantagens do relatório de viagens corporativas, é necessário saber o que deve constar neste documento. Afinal, muitos profissionais ainda se atrapalham na hora de criar um relatório efetivo e organizado. Acompanhe as dicas a seguir:

 

  • Objetivos que devem ser alcançados com a viagem

Nesse relatório, é necessário constar quais os objetivos que devem ser alcançados na viagem corporativa. Isso faz com que o colaborador viaje muito mais focado no que deve fazer, além dos gestores conseguirem ver mais planejamento e sentido na viagem.

O objetivo da viagem, com certeza, varia de empresa para empresa. Mas independente de qual seja, deve estar explícito no relatório.

Obviamente, o objetivo descrito ali, deve ser alcançável. Dessa forma, todos os envolvidos entenderão da melhor forma quais as intenções da empresa e para qual caminho ela está se dirigindo.

 

  • Custos

Os custos da viagem devem aparecer de forma clara e muito bem específica no relatório. Para evitar confusões. Alguns gastos que devem estar discriminados neste documento são:

  • Passagens aéreas

Algumas informações a respeito das passagens aéreas devem constar no relatório, como a data de emissão, o número da reserva e a solicitação da viagem. Caso haja trocas de voos, também deve estar incluído no relatório. Para simplificar, quanto mais detalhado, melhor.

  • Hospedagem

A hospedagem e as passagens, compreendem nos dois maiores gastos da viagem. Portanto, é necessário estar especificado o tipo de hospedagem, a localização, emissão da reserva, check-out, check-in, quarto, valor pago pela tarifa etc.

  • Seguro viagem

Quando o seguro viagem for contratado, também é necessário constar no relatório. Lá, é necessário especificar o nome da seguradora, o tipo do serviço, quais imprevistos ele cobre, valor total, cartão do segurado e data de validade do mesmo, além dos dados do contrato da apólice.

  • Gastos gerais

Nos gastos gerais, deve estar especificada a compra de lanches, materiais etc. Desde uma caneta, até um almoço: tudo deve estar especificado no relatório. Despesas com transporte terrestre também precisam estar descritas no documento.

  • Elaboração

Para elaborar, basta definir os gastos e deixar claro o motivo deles. Também é necessário deixar especificado o que está sendo reembolsado, o que será pago parcelado e o que o colaborador deverá pagar. Além disso, é necessário guardar e apresentar absolutamente todos os comprovantes ou notas fiscais.

 

Padronização dos relatórios de viagem

Elaborar um modelo de relatório padrão auxilia futuras viagens e colabora para a padronização do documento. Esta medida, evita a elaboração precária do documento em caso de viagens de emergência.

Além disso, o relatório deve conter um termo que sinaliza a obrigação da apresentação de notas fiscais, comprovantes, boletos, cupons, vias de cartão, entre outros.

A padronização faz com que seja possível identificar possíveis furos de caixa e, caso esteja tudo certo, poupa momentos desconfortáveis entre a empresa e o colaborador.

Em algumas empresas é necessário apresentar até mesmo gráficos para mostrar a evolução da viagem corporativa ao longo da estadia. Por isso, é sempre preferível selecionar um momento tranquilo do dia para que o relatório seja feito e atualizado de forma correta e tranquila.

agência de viagens corporativas

Como uma agência de viagens corporativas facilita o trabalho de um gestor de viagens?

O gestor de viagens corporativas é o responsável por fazer com que os processos da viagem sejam otimizados, assertivos e claros. Este profissional precisa estar atento às necessidades da empresa pela qual trabalha, e dialogar frequentemente com colaboradores a fim de realizarem um planejamento de viagem seguro para seus colegas.

Eles precisam reduzir custos sem diminuir a qualidade. Mesmo que pareça fácil, há diversos desafios e detalhes na rotina de um gestor. Afinal, ele é encarregado de planejar viagens sem exceder os valore impostos pela corporação.

Além disso, toda a parte burocrática de uma viagem corporativa é de responsabilidade do gestor. Ele precisa fazer com que a viagem ocorra de forma fluídica e sem preocupações e transtornos.

A rotina desse profissional é extremamente corrida e, muitas vezes, é necessária a contratação de uma agência especializada no assunto.  A agência de viagens será como um suporte para o gestor.  Esta via de mão dupla, vai ajudar a formatar e realizar viagens perfeitas, que se encaixam no perfil da empresa e do colaborador viajante.

Por isso, acompanhe este artigo da Nix Travel e veja como uma agência de viagens corporativas facilita o trabalho de um gestor de viagens.

Planejamento facilitado da viagem corporativa

Um bom planejamento é extremamente necessário para reduzir os custos da viagem corporativa de uma empresa. Logo, procurar os serviços de uma agência de viagens não pode ser considerado um luxo. Gestor e agência, juntos, poderão proporcionar deslocamentos sem sustos, e auxiliar o viajante antes mesmo da viagem começar.

Afinal, as agências estão munidas de informações suficientes para entender e atender a todas as exigências e necessidades da empresa. Logo, determina-se um planejamento que caiba dentro da política estabelecida pelo contratante.

Emissão segura de documentos

Dentro do planejamento das viagens corporativas, é de suma importância estar atento à documentação necessária para a viagem. Bem como a renovação, prazos, vencimentos, vistos, etc. Geralmente, nessa etapa ocorrem diversos transtornos, pois muitas vezes, a empresa deixa o funcionário responsável por isso. O que nem sempre é o certo a se fazer.

Nesse caso, a agência vai ser a melhor opção para realizar essa tarefa.  Ela tomará para si a responsabilidade de conferir toda a documentação necessária, emissão de vistos, entrevistas consulares, vacinas solicitadas pelo país a ser visitado. A elaboração de todo esse processo, evita que o gestor fique sobrecarregado, permitindo que ele se dedique a assuntos realmente importantes.

Gestão eficaz dos gastos

Não é nada fácil controlar os custos que surgem durante uma viagem corporativa, afinal são infinitas variáveis e justificativas pelo qual eles ocorrerão. Para a felicidade e tranquilidade da empresa, as agências possuem um sistema rigoroso e atento para os relatórios gerenciais de gastos.

Nesses relatórios, é possível classificar as despesas da forma que a empresa achar mais conveniente. A Nix Travel é uma empresa que vem crescendo a cada dia por sua confiabilidade e profissionalismo na hora de organizar uma viagem corporativa. Além disso, consegue alinhar baixo custo e alta qualidade para o colaborador e para a empresa, garantindo uma economia de até 28% com os custos de sua viagem de trabalho.

Segurança em viagens de trabalho

Ainda que todos anseiem por uma viagens sem sustos e  sem nenhum imprevisto, infelizmente há situações que independem de nossas responsabilidades

Em alguns casos podem ocorrer acidentes, doenças e outros imprevistos. É praticamente infinita a lista de coisas que, infelizmente, podem dar errado durante uma viagem a negócios.

Por isso, é sempre necessário adquirir um seguro viagem junto com os serviços da agência. Afinal, o colaborador se torna totalmente responsabilidade da empresa a partir do momento que ele sai para representá-la.

Dessa forma, caso algo de ruim aconteça, o trabalho do gestor será facilitado, visto que a agência

Ao contratar uma agência de viagens, é possível oferecer mais tranquilidade ao gestor, que trabalha de forma mais tranquila ao saber que o colaborador viajará em segurança. Caso algo aconteça, o seguro cobrirá o acontecido e a agência tomará a frente de toda a situação.

Conforto em viagens corporativas

Como as agências são treinadas especificamente para planejar de forma quase perfeita a viagem, elas já possuem tato e empatia o suficiente para entender o que o viajante deseja e precisa durante a viagem. Mediante isso, todo o planejamento é feito conforme o perfil da empresa e do objetivo central da viagem:  eventos corporativos, feiras ou mesmo uma reunião de negócios. Isso significa que uma agência consegue encontrar ótimos hotéis e transportes para realizar a viagem do funcionário levando em consideração todas as especificidades relativas a este deslocamento.

Afinal, ela possui completa consciência de que uma pessoa que viaja a fins corporativos, precisa de um lugar confortável e calmo para poder se concentrar no trabalho ou até mesmo descansar.

Além disso, a agência por já possuir experiência, consegue conversar com o gestor e entrar em um acordo sobre a melhor época do ano para conseguir algo dentro do perfil do colaborador. Afinal, durante o verão, por exemplo, os hotéis se encontram muito mais movimentados e barulhentos, podendo afetar diretamente na produtividade do colaborador.

Outra questão que uma agência pode ajudar é a localização do hotel. Mediante as necessidades da empresa, a agência saberá exatamente qual o melhor hotel para hospedar o colaborador. Dessa forma, ela auxilia na otimização de tempo de deslocamentos entre hotéis e locais de reunião,  diminuindo riscos de atrasos e empecilhos nos trajetos.

Serviço de qualidade

Uma empresa moderna possui total conhecimento do quão importante é fornecer ótimas condições de trabalho para o colaborador viajante.

É necessário lembrar que o colaborador reflete diretamente a imagem da empresa, ou seja, ao optar por hospedá-lo em qualquer hotel ou colocá-lo em qualquer linha aérea, isso pode causar grande desconforto e desmotivação ao profissional.

Oferecer uma condição de trabalho adequada aumenta consideravelmente a produtividade de um funcionário, pois ele se sente mais valorizado e motivado para fazer a diferença em nome da empresa.

O fato é que, uma empresa e um gestor de alta qualidade sabem da importância de investir em um serviço de qualidade para agregar valor e motivação aos seus representantes durante as viagens corporativas, os ajudando a focarem no que realmente importa.06

CEO roteiros de viagens corporativas

As maiores preocupações dos CEOs nos roteiros de viagens corporativas

As viagens corporativas estão cada dia mais presentes na rotina de empresas de diversos tamanhos e segmentos. Afinal, hoje em dia essas viagens são mais do que necessárias e também deixaram de ser vistas como gastos supérfluos.

Muitas empresas ao redor do mundo têm a necessidade de deslocar um colaborador ou mais, a fim de captar clientes e fechar acordos que rendem lucros muito satisfatórios para a empresa.

Essas viagens, quando não são planejadas e administradas da forma correta, acabam virando um verdadeiro peso nos ombros, tanto para o profissional viajante, quando para o CEO. Justamente por isso, é extremamente importante que seja criada uma política de viagem. Assim, é possível que todos os detalhes de planejamento sejam devidamente seguidos com muito mais facilidade e tranquilidade.

Sabendo disso, o post de hoje da Nix Travel abordará as maiores preocupações dos CEOs nos roteiros de viagens corporativas. Confira!

Atender as necessidades da empresa

Um CEO precisa observar a forma como outras empresas lidam com suas viagens corporativas. Essa é uma ótima forma de adquirir sabedoria e tentar implementar as mesmas regras e estratégias na sua empresa, porém, adaptadas ao que é melhor para cada caso.

Afinal, cada empresa tem uma necessidade em particular e é essencial que elas estejam muito bem esclarecidas e claras na cabeça do CEO. Logo, o que funciona em uma empresa, pode não funcionar na sua.

Por isso, uma das maiores preocupações que um CEO tem, é atender as necessidades da empresa durante a viagem e, dessa forma, trazer resultados efetivos e lucros satisfatórios.

Entender os limites da corporação

Outra preocupação é entender todos os limites que gravitam da corporação. Esse tópico é fundamental para que a política de viagens corporativas montada pelo CEO fique completa.

Ou seja, para fazer com que as regras da viagem possam funcionar de maneira eficiente, é necessário saber colocar em pauta os limites financeiros, estruturais, logísticos, entre outros, que a empresa possui. Na hora de realizar a política de viagens da empresa, basta pensar em tudo que pode ser otimizado para a redução de custo e maiores resultados.

Atuar dentro da cultura organizacional da empresa

Para um CEO, é muito importante considerar a cultura organizacional da empresa e tentar agir exatamente dentro dela. Ou seja, se a empresa é totalmente moderna e atua lado a lado com as novidades tecnológicas, não faz sentido algum o CEO redigir uma política de viagens à mão.

Dessa forma, é necessário realizar a tarefa de forma tecnológica, pois é assim que a estrutura organizacional da empresa atua. Por isso, em muitos momentos, o CEO da empresa deve sempre pensar em alinhar consigo mesmo e com todos os envolvidos na empresa as regras e como funciona o sistema profissional que ocorre internamente.

Realizar um orçamento adequado para a viagem

Ainda dentro da criação da política de viagem corporativa, que é uma grande preocupação que todo CEO tem, a definição dos valores é uma das principais peças do quebra-cabeça.

Além disso, é um dos tópicos de maior importância para fazer com que todo o setor financeiro tenha um giro satisfatório. Essa definição de custos consegue realizar toda a redução de gastos da empresa.

Por isso, é importantíssimo que o CEO estabeleça limites claros com o gestor, sobre hospedagem, transporte, alimentação, passagens aéreas, passagens terrestres, transporte público, táxi, etc.

Uma das maiores preocupações é não conseguir organizar tudo com antecedência e pagar um preço muito mais alto do que o normal. Justamente por isso, é necessária muita clareza e transparência, pois assim todos podem colaborar.

Manter a imagem da empresa através do colaborador

Hospedar o funcionário em um hotel de baixo nível e distante do local das reuniões de trabalho reflete de forma extremamente negativa para a empresa e é um ato totalmente imprudente. Além do gasto que há para o deslocamento, corre-se o risco de submeter o colaborador a constrangimentos e atrasos.

Por isso, para que um bom trabalho seja realizado, o CEO deve pensar sempre na qualidade, comodidade e facilidade do lugar de hospedagem. A forma como uma empresa hospeda um funcionário, diz muito sobre suas políticas internas.

Dentro desse assunto, também há muitas preocupações por parte de quem lidera uma empresa. Uma dica, porém, é sempre ouvir a opinião dos viajantes. Afinal, são eles quem representarão a empresa e que, de certa forma, sabem o que é melhor para eles. Isso significa que muitos já viajaram em função de representar a empresa e, com certeza, possuem experiência o suficiente para expor pontos negativos e positivos.

Uma boa empresa e um bom CEO sempre abrem espaço para a troca de opiniões e informações relevantes. A grande preocupação é conhecer a realidade dos colaboradores e atuar dentro dela. Desta forma, dialogar com o gestor de viagens sobre o andamento de seus serviços, ouvindo o feedback dos colaboradores viajantes, ajuda no aperfeiçoamento de viagens futuras.

Preocupação quanto à segurança

Como a viagem é feita em nome da empresa, é justamente a empresa a responsável pelo bem-estar e segurança do funcionário viajante. Dessa forma, é necessário que se incluam regras de segurança que devem ser respeitadas e seguidas.

Para reduzir a pressão e preocupação que o CEO sente em relação a esse assunto, é válido criar um formulário com todos os telefones para contato de pessoas que podem ser contatadas em casos de emergência. O nome dessas pessoas e o parentesco também deverão constar no relatório.

Além disso, outra dica indispensável para o CEO é adquirir no pacote de viagem um seguro viagem para garantir que o colaborador estará devidamente protegido.

Agências de viagens corporativas

Caso a sua rotina como CEO da empresa esteja muito corrida, o que é bem provável, não desperdice a chance de contratar uma empresa especializada em viagens corporativas como a Nix Travel.

Por possuir vasta experiência no ramo, a empresa consegue diversos descontos diferenciados, além do extremo conforto de hospedagem e viagem para os colaboradores que estão prestes a representar a empresa fora da cidade ou do país.

ceo em viagens corporativas

CEOs: como melhorar sua experiência em viagens corporativas?

Hoje em dia muitas pessoas já sabem que uma viagem corporativa pode trazer diversas oportunidades para as organizações, além de impulsionar e potencializar a carreira do profissional viajante.

Além disso, as viagens corporativas são uma ótima forma de tirar o colaborador da rotina do trabalho, afinal muitos funcionários declararam se sentirem mais felizes e úteis ao realizar uma viagem a serviço da empresa.

Mesmo com a empolgação do colaborador de viajar em nome da empresa, existem aspectos que geram certa carga de estresse. Pensando nisso, a Nix Travel criou o artigo “CEOs: como melhorar sua experiência em viagens corporativas?”, que apresenta dicas e estratégias para que o planejamento da viagem e a viagem em si sejam muito mais leves e organizados.

Planeje a gestão de viagens corporativas

Para melhorar sua experiência com viagens de negócios é imprescindível realizar a gestão de viagens corporativas. Afinal, esse é um meio que administra as viagens, sempre visando menores custos e muito mais lucro e disciplina, além de efetividade nas viagens. Isso tudo, claro, sem perder em nenhum ponto a qualidade do serviço e, ainda assim, agregar vantagens notáveis ao colaborador e à empresa.

Dependendo da rotina da empresa e do dia a dia, muitos CEOs optam pela contratação de agências especializadas em viagens corporativas. Um exemplo que vem se destacando por ser referência entre as empresas é a Nix Travel.

A empresa atua de forma profissional cuidando de todos os detalhes da viagem, desde passagens aéreas, hotéis, etc. Dessa forma, o CEO pode ficar mais tranquilo para cuidar de outras funções da qual já estava encarregado.

Além disso, cogitar contratar uma agência, agrega muito mais valor para a empresa. Isso ocorre, pois as agências possuem contatos com fornecedores e empresas que podem oferecer melhores condições para a viagem. Assim, é possível conseguir descontos diferenciados e ótimas oportunidades de conforto e bem-estar.

Ao ter uma agência especializada organizando a viagem, é possível o CEO se reunir com os funcionários e colocar em pauta os objetivos principais da viagem, como os funcionários devem se comportar em reuniões, entre outros aspectos. Por isso, é necessário que o CEO e os colaboradores já estejam familiarizados com o serviço que a função exige.

Cuide da política de viagens

A política de viagens é uma garantia de que não haverá gasto desnecessário e que todos os colaboradores designados à função não se desviarão do real motivo pelo qual estão ali.

Logo, é necessário que seja realizada uma reunião detalhada sobre todas as responsabilidades que cada colaborador terá e diversos outros pontos principais.

Nessa altura do campeonato, cabe ao CEO saber o que colocar em pauta para os funcionários. Além disso, uma ótima dica é que a política de viagem pode ser redigida e entregue a cada um dos funcionários.

Dessa forma, caso algum deles tenha alguma dúvida, basta analisar a folha em vez de entrar constantemente em contato com a empresa.

Atenção na política de reembolso

É muito comum que os colaboradores arquem com as despesas da viagem e depois sejam reembolsados pela empresa. Para evitar transtornos, planejar com antecedência uma política de reembolso pode ser extremamente vantajosa.  Alguns dos benefícios que essa política agrega, são:

  • Reembolso justo e organizado;
  • Diminuição de fraudes;
  • Aumento considerável na melhoria da gestão de viagens.

Porém, para que o reembolso seja feito da forma correta, é necessário avisar aos viajantes que todos os comprovantes de pagamento e hospedagem devem ser guardados. Além disso, o colaborador deve prestar esclarecimento de todos os gastos que fujam do “normal”.

 

Ouça os colaboradores

Como é provável que os colaboradores viajantes já possuam certa experiência, eles poderão apontar quais os pontos negativos e positivos, além de poder auxiliar de alguma forma durante o planejamento da viagem. É sempre importante dar lugar de fala a quem está sempre na estrada representando a imagem da empresa.

Além disso, ouvir o que os colaboradores têm a dizer, gera um impacto profundo na imagem da empresa. Um exemplo é caso o funcionário seja hospedado em um hotel muito distante do local de encontro com os clientes, há a grande probabilidade de ocorrer atrasos por conta de trânsito e diversos outros fatores.

Planejar um trajeto de lazer para a equipe designada à viagem é imprescindível. Afinal, um funcionário tranquilo e com a mente calma, consegue produzir muito mais e melhor.

Hoje em dia, as empresas estão muito mais humanizadas nessa questão e, caso queira que sua empresa esteja sempre junto ou um passo à frente dos concorrentes, adeque-se à modernidade e cogite todas essas possibilidades.

Segurança em primeiro lugar

Como a viagem está sendo feita em nome da empresa, ela é a responsável pelo bem-estar e segurança de todos os envolvidos. Logo, muitos CEOs contratam também pacotes de Seguro Viagem ou Assistência Viagem.

Dessa forma, é muito mais tranquilo enviar um funcionário a trabalho sabendo que o mesmo está protegido, independentemente de ser impossível prever se algo acontecerá ou não.

CEO e contratação de agência de viagem corporativa

Agências de viagens corporativas pensam em todos os detalhes. Conhecer com profundidade o destino é prioridade. Isto porque, descobrir a cultura local, costumes e comportamento do povo vai ajudar a orientar o CEO em suas viagens. Culturas muito diferentes podem gerar choques e situações constrangedoras. Por isso, uma agência de viagens corporativas pode fazer a diferença, visto que o CEO precisa de total segurança para realizar suas viagens.

Além disso, prever as necessidades deste viajante vip é garantir a realização de uma viagem de sucesso. Oferecer o conforto de administrar prazos e pagamentos de passagens aéreas através de cartões virtuais, providenciar a documentação necessária para a viagem, além de negociar e controlar acordos comercias é um plus que certamente agradará ao CEO.

Levando em conta todos esses métodos, é muito mais fácil fechar um negócio e obter sucesso e tranquilidade durante as viagens de negócios.

ceos viagem corporativa

O que os CEOs mais valorizam na gestão de viagem corporativa?

Toda grande organização possui negócios espalhados por todo Brasil e exterior. Devido a isso, frequentemente os CEOs necessitam contratar viagens corporativas para realizarem negócios dentro e fora do país. Pensando nisso, a Nix Travel selecionou um conjunto de fatores que influenciam os CEOs na hora de contratar serviços de viagem. Confira!

O que é uma viagem corporativa?

Normalmente, viajar está relacionado ao período de férias e descanso, deste modo, não faltam pacotes de viagem para o público que pretende relaxar e desfrutar de novas paisagens com conforto e segurança.

Porém, além de viagens de férias, também há viagens corporativas que possuem o intuito completamente oposto, pois são focadas em levar colaboradores para realizar encontros, reuniões com clientes estratégicos, encontro com novos investidores, projetos, participar de eventos ou de conferências em outras localidades que não a que a empresa se encontra situada.

Essas viagens podem contar tanto com um grupo pequeno de colaboradores que a empresa necessita que se desloquem para outro lugar a negócios ou até mesmo ser composto por um grande grupo de pessoas.

Como é um tipo específico de viagem, requer por parte das empresas de viagem, atenção e gestão personalizada, que atendam a demanda desse público tão específico. Continue lendo este post e saiba mais sobre o que os CEOs valorizam em viagens corporativas.

 

  1. Gestão personalizada para viagens corporativas

Um dos principais pontos que os CEOs de grandes organizações valorizam para realizar viagens de negócios é a possibilidade de contar com uma gestão personalizada, que atenda às suas necessidades.

Os CEOs possuem uma rotina muito corrida, pois ocupam um alto cargo dentro de uma corporação e frequentemente viajam para realizarem grandes negócios. Devido a isso, necessitam focar nos interesses da empresa a qual representam e não dispõem de tempo para planejar os detalhes de uma viagem, pois devem se dedicar integralmente em representar a sua empresa.

A agência de viagens corporativas deve cuidar de cada detalhe para o CEO, e apenas verificar qual serviço ele deseja para realizar uma viagem de negócios com segurança e conforto.

Por exemplo, a agência deve verificar se o CEO deseja escolher previamente a sua poltrona ou se prefere uma poltrona + conforto, se deve realizar o check-in prévio, alugar um carro ou agendar um táxi para que ele possa se deslocar.

A partir dessas informações, a agência de viagens corporativas fica responsável por planejar e contratar os serviços necessários para que o CEO possa se concentrar apenas nos negócios.

Deste modo, uma agência de viagens deve estar atenta às especificidades desse tipo de deslocamento e dispor de gestão personalizada.

  1. Seguro viagem para viagens corporativas

Como muitas viagens obrigam o CEO a percorrer longas distâncias, inclusive para outros países, é necessário que a companhia de viagem se atente e preze pela segurança deste indivíduo.

Deste modo, é necessário incluir na gestão de viagens corporativas, um bom seguro viagem, que resguarde a saúde do CEO viajante e dê a ele a segurança de estar protegido caso algum imprevisto aconteça.

Os CEOs que se deslocam para outros estados ou até mesmo países estrangeiros são selecionados para estar à frente dessa missão pois são peças-chave para as suas organizações, portanto a segurança desses profissionais é de extrema importância estratégica para os negócios.

Há vários problemas que podem ocorrer durante uma viagem para outra localidade, seja no âmbito nacional ou internacional. Acidentes, enfermidades, atrasos, cancelamentos, dentre outros infortúnios.

Sendo assim, é importante que a agência de viagens corporativas possa oferecer tanto seguros nacionais quanto seguros internacionais, de modo a garantir a saúde e segurança dos colaboradores para que eles possam se dedicar tranquilamente aos negócios.

Vale ressaltar, que o seguro viagem é facultativo para viagens nacionais. Isto ocorre, porque, se o CEO já tiver um convênio de saúde vigente, que contemple cobertura nacional, este serviço pode não ser relevante para esta configuração de deslocamento.

  1. Priorizar o bem-estar do CEO

Como se trata de uma viagem de negócios que muitas vezes acarretam em grandes expectativas e tensão, a agência de viagens corporativas deve priorizar o conforto e bem-estar dos CEOs que levam consigo durante a viagem, grandes responsabilidades.

Portanto, é fundamental que a agência planeje e ofereça qualidade de serviços durante a viagem e estadia dos CEOs, como uma viagem confortável que proporcione o descanso adequado do profissional, transporte ágil entre aeroporto e hotel, refeição adequada, dentre outras possibilidades.

Toda grande organização reconhece que o bom desempenho de um profissional é reflexo do ambiente que o circunda, sendo assim, uma agência de viagens corporativas deve saber proporcionar o bem-estar dos CEOs.

Essas foram os principais pontos selecionados pela Nix Travel sobre o que os CEOs mais valorizam em pacotes de viagens corporativas. Está precisando realizar uma viagem de negócio? Então entre em contato com a Nix Travel e conheça os nossos pacotes!

Como lidar com imprevistos em viagens corporativas

Como lidar com imprevistos em viagens corporativas?

Imprevistos podem  acontecem em viagens corporativas. Eles nem sempre chegam com uma notícia boa e, na maioria dos casos, trazem consigo algum transtorno ou prejuízo. E a maioria deles aparece devido a erros na gestão ou planejamento das viagens.

Pensando em te ajudar, preparamos este post. Reunimos nele algumas dicas importantes para você aprender a lidar com os imprevistos em viagens corporativas. Além de garantir um eficiente gerenciamento. Ficou curioso? Continue acompanhando e saiba mais! Boa leitura!

Quais são os principais imprevistos que podem surgir durante uma viagem corporativa?

Talvez você ainda não tenha passado por nenhuma situação chata durante as suas viagens de negócios. Mas isso não quer dizer que elas não existam. E a última coisa que você quer é ter que lidar com elas, certo?

Vamos listar aqui alguns tipos de imprevistos que podem acontecer ao longo da sua viagem corporativa:

1 – Roubos

Infelizmente, a questão de segurança é o principal problema em todo o território nacional. Porém, esse não é somente um problema brasileiro. Há vários países que também precisam reforçar a sua proteção.

Portanto, todo o cuidado ainda é pouco. É provável que em sua viagem de negócios você precise levar notebook, celular e documentos importantes. Perder qualquer um desses itens será algo bastante chato. Por isso, fique atento sempre!

2 – Acidentes

Sejam de trânsitos ou pessoais, eles podem aparecer em qualquer lugar. O trânsito é um lugar caótico, com vários motoristas que não respeitam as leis. Além disso, você pode ter algum problema de saúde inesperado que necessite de atendimento.

Sendo assim, tome cuidado com o trânsito. Especialmente se o motorista for você! Além disso, cheque para que a sua saúde esteja em dia para que não ocorra nenhum tipo de indisposição durante o deslocamento.

3 – Voo cancelado

O cancelamento de voo não é nenhuma novidade e, mesmo assim, ainda pega muita gente de surpresa. Afinal, ele pode alterar toda a programação da sua viagem de negócios. Esse imprevisto pode acontecer na ida ou na volta.

Condições climáticas, excesso de tráfego aéreo ou uma manutenção no avião podem ser alguns dos motivos que resultaram no cancelamento do voo. Nessas horas, o mais certo a se fazer é avisar a todos os envolvidos e aguardar pacientemente a remarcação do embarque.

4 – Bagagem extraviada

Esse é um problema que tira qualquer um do sério. Especialmente quando você está em uma viagem corporativa e os seus pertences para uma reunião sumiram. Esse tipo de imprevisto pode comprometer toda a sua programação, uma vez que a resolução dele demora alguns dias.

Dicas de como lidar com imprevistos em viagens corporativas

Para que o imprevisto em viagens corporativas não bata na porta da sua empresa, confira algumas dicas importantes.

1 – Tenha uma política de viagens bem definida

Se a sua organização costuma realizar muitas viagens de negócios, é essencial que ela tenha uma política de viagens corporativas bem definida. Esse é o primeiro passo para que a sua gestão seja eficiente.

O ideal é que os controles sejam rígidos, porém eles não podem ser obstáculos para que ocorra o fluxo de aprovações. Lembre-se que muita burocracia engessa os procedimentos.

Ser flexível com a dosagem certa é a sua melhor solução. Prazos para cumprir reservas, aprovações e pedidos devem ser respeitados. Esta é uma forma de evitar gastos desnecessários. É importante também deixar o colaborador ciente sobre o limite de gastos durante uma viagem corporativa.

É imprescindível que a política de viagens esteja alinhada com as características da empresa. Essa também é uma forma reduzir fraudes, desvios e condutas erradas dentro da organização e durante as viagens de negócios.

2 – Planejamento completo da viagem corporativa

O planejamento é um dos principais pilares dentro de uma empresa. Sem ele, nenhum setor funciona. Quem dirá uma viagem de negócios. Além disso, é indispensável para que a saúde financeira de uma organização esteja sempre em dia.

Portanto, mantenha o relatório de destinos mais procurados pela empresa sempre em dia. Além disso, procure ter parceiros nesses locais como, por exemplo, restaurantes e hotéis. Esses tipos de acordos facilitam as tarifas.

Crie um cronograma com as viagens que já estão programadas e informe aos colaboradores onde são os locais em que eles terão descontos.

3 – Fique atento ao cartão de vacinas

Muitas vezes esquecido, o cartão de vacinas é exigido por muitos países, que barram viajantes não imunizados. Por isso, é preciso estar atento a este detalhe, atualizar o documento com antecedência.

Caso exista alguma epidemia no país destino, é preciso avaliar com o gestor se a viajem é segura ou se precisará ser adiada.

4 – Tenha uma agência especializada em viagens corporativas à sua disposição

Terceirizar o planejamento de viagens de negócios é sempre uma boa opção. Afinal, você terá à sua disposição uma equipe especializada para programar todo o roteiro do seu colaborador e ainda pensar nos detalhes que ele necessita.

As agências especializadas em viagens corporativas lidam melhores com as transações necessárias, possuem acordos especiais com outras empresas e costumam realizar esse tipo de serviço de maneira personalizada. Ou seja, de acordo com a necessidade de cada cliente.

Ao longo deste post você pôde perceber quais são os problemas que mais acontecem em uma viagem corporativa. Porém, com uma boa gestão, é possível prevê-los e ter a solução com maior agilidade.  Uma agência de viagens corporativas ajuda você a evitar problemas em viagens, além de oferecer o apoio necessário, caso as adversidades aconteçam.

Entretanto, se você não quer ter dor de cabeça com esse tipo de detalhe, o mais certo é contar com os serviços de uma agência de viagens corporativas. Afinal, os seus profissionais são especializados para lidar com esse tipo de problema com excelência e rapidez.

A Nix Travel possui vasta experiência para resolver qualquer tipo de imprevisto em sua viagem. Portanto, você não precisará se preocupar com nada! A sua ida e volta será perfeita! A sua única preocupação será em fechar um excelente negócio. Munida de colaboradores capacitados, a Nix Travel detecta possíveis problemas antes mesmos da sua viagem começar.  Ainda que você se depare com algum aborrecimento durante a sua viajem, nosso pessoal estará pronto para atender você 24 horas, todos os dias.

O que cabe ao CEO após a contratação de uma agência de viagem corporativa

O que cabe ao CEO após a contratação de uma agência de viagem corporativa?

Por mais que uma viagem corporativa possa parecer extremamente simples de organizar, a realidade passa muito longe disso. Afinal, engana-se quem pensa que para organizar uma viagem desse porte, basta apenas comprar passagem de ida e volta e encontrar um hotel.

Há por trás da viagem toda uma preparação de equipe, escolha dos colaboradores que seguirão a viagem, normas, hotelaria, passagens, entre outros aspectos a serem considerados.

Com tanta coisa para pensar, caso um desses detalhes seja esquecido ou mal planejado, é grande a possibilidade de haver problemas e muito mais despesas do que o habitual.

Foi pensando em tudo isso que a Nix Travel separou neste artigo diversas dicas de extrema utilidade para quem precisa preparar uma viagem de negócios e não tem ideia de onde começar.

Abaixo, confira o que cabe ao CEO após a contratação de uma agência de viagem corporativa!

5 Exigências que devem ser passadas à agência pelo CEO

É necessário que cada informação seja pensada com atenção pelo CEO antes de passar adiante. Como sabemos, é necessário também avaliar como está o mercado antes de decidir quando será a viagem.

1) Hotelaria

Dependendo da época do ano em que se encontra, encontrar um hotel adequado para hospedagem pode ser um pouco mais complicado do que o normal.

Em épocas de verão, por exemplo, onde a maioria das pessoas se encontra de férias com a família toda, é um mês mais complicado para agendar uma viagem a negócios. Isso também se deve ao fato de que o hotel provavelmente estará barulhento, cheio e movimentado.

Por isso, é importante informar à agência de viagem corporativa quais são as preferências da empresa por épocas, hotéis, quartos, etc.

Dessa forma, fica muito mais fácil para eles planejarem uma estadia mais confortável e diferenciada para os colaboradores viajantes e, assim, atender melhor as necessidades da empresa.

2) Movimentação

Como vimos no tópico anterior, em alguns momentos, a movimentação de um hotel e de uma determinada cidade pode aumentar consideravelmente. Mas, para algumas empresas, isso pode ter um lado bom. Por conta disso, os gastos podem aumentar mais nestes períodos do que em outras épocas do ano.

Assim, sem dúvida, é uma ótima oportunidade para conseguir fazer melhores negócios. Logo, caso a empresa prefira justamente um local mais movimento em um lugar que podem ter clientes em potencial, é necessário informar à agência e passar todos os detalhes necessários.

3) Valores

Dependendo da procura, os preços acabam subindo. Em casos de uma viagem que precisa ser feita em última hora, o valor da viagem, diária de hotel, etc, pode comprometer seriamente o orçamento que fora planejado.

Sabendo disso, o CEO deve sempre estar um passo à frente, conversar com o gestor de viagens sempre que possível para que ele consiga avisar a agência encarregada que prefere valores acessíveis e, se possível, que a emissão de bilhetes não fuja dos objetivos e orçamento da empresa.

Dessa forma, a agência poderá agir dentro das exigências estabelecidas e encontrar o melhor valor mediante as negociações diferenciadas que possuem.

4) Documentação

Independente se a viagem será feita em grupo ou não, é necessário avisar a todos os colaboradores e a agência de viagens corporativa quais serão os documentos necessários que devem ser levados na viagem. A questão do documento é importante estar alinhada para evitar empecilhos na hora do embarque.

Muitas vezes, algumas empresas preferem contratar empresas de gestão de viagens para organizar o deslocamento sem erro e preocupação, assim como a Nix Travel, que trata com carinho e atenção todas as exigências dos contratantes.

5) Tecnologia

A tecnologia é extremamente útil para realizar a reserva de passagens e hotéis, além de ser possível conferir a disponibilidade dos locais e conferir os melhores negócios.

Assim sendo, o CEO pode solicitar à agência que seja feita uma pesquisa minuciosa sobre o assunto a fim de checar todas as possibilidades antes de qualquer negociação.

Outro tópico extremamente importante é que o CEO precisa de autonomia para realizar a viagem. Para isso, ele pode contar com software Self-booking da Nix Travel. Essa ferramenta ajuda a centralizar informações, buscar reservas, realizar relatórios e tantas outras funções. Utilizando essa tecnologia, o CEO viajante consegue buscar num só lugar todas as informações necessárias

Necessidades pessoais

Em uma viagem corporativa, O CEO que contratou uma agencia de viagens desejar ver que o dinheiro investido nesta contratação realmente valeu a pena. Por isso, cabe a ele apenas desfrutar da viagem, ter todos as burocracias relativas ao seu deslocamento resolvidas com agilidade. O mais importante é que o CEO não perca tempo questões desnecessárias. Seu papel é focar nos negócios e deixar todo o resto com a agência contratada.

O conforto e a segurança dos colaboradores deve ser o tópico relevante afinal não basta apenas pensar na redução de custos e ignorar totalmente a qualidade do serviço que será prestado pelo hotel, companhia aérea, etc.

Locais barulhentos e estressantes podem atrapalhar ao extremo o profissional e fazer com que ele produza de forma atrapalhada.

Política de viagem da empresa

Quando uma empresa conta com a política de viagens, é muito mais fácil garantir que todos agirão de maneira profissional e alinhada. A política de viagens corporativas é um documento que estabelecerá todas as regras, procedimentos, etiquetas de comportamento, entre outros aspectos a serem cumpridos pelos colaboradores.

O documento também permite a autonomia do funcionário, como falamos no tópico anterior. Afinal, caso haja alguma dúvida, ele pode consultar diretamente o documento e evitar entrar em contato a todo o momento com a empresa.

Como escolher uma agência

A Nix Travel visa oferecer os melhores serviços para agendar uma viagem de negócios, caso seja muito complicado organizar sozinho por conta de tempo ou outros fatores.

Assim, é possível contar com uma agência de viagens corporativas para ter todos os detalhes acertados de maneira eficiente. Dessa forma, é possível ter maior e melhor controle sobre todos os detalhes. Conheça agora mesmo os serviços corporativos da Nix Travel!

Tudo o que você precisa saber sobre as políticas de viagens corporativas

Tudo o que você precisa saber sobre as políticas de viagens corporativas

Não existem mais barreiras que não possam ser ultrapassadas para chegar até um cliente. Por isso, viagens corporativas são tão corriqueiras no cotidiano de diversas corporações.

Através dos encontros que ocorrem durante as viagens, é possível ampliar de forma significativa os lucros da empresa, conquistar parcerias, estreitar relacionamentos etc. Porém, mesmo que tragam benefícios, essas viagens precisam ser organizadas com muita cautela e atenção.

Nesse artigo, a Nix Travel listou tudo o que você precisa saber sobre as políticas de viagens corporativas!

O que é a política de viagens corporativas?

A política de viagens corporativas é uma espécie de documento que contém todos os detalhes e diretrizes que informam como devem ser realizados os itinerários feitos em viagens de trabalho.
Nesta política, é preciso que esteja descrito as regras de conduta para os colaboradores da empresa, diretrizes relativas ao regimento interno, declarações de despesas, descritivo de missão e prevenção de riscos para os funcionários viajantes.

É necessário sempre trabalhar com transparência e clareza. Além disso, a política de viagens corporativas traz diversas melhorias na qualidade da viagem. Outro fator que também é muito importante é a redução de custos que ela promove.

Cada empresa precisa elaborar a sua, considerando  suas necessidades e limitações.

Objetivos da empresa

Quando surge a possibilidade de uma viagem corporativa, é preciso avaliar quais são as reais necessidades e objetivos da empresa. É sempre necessário frisar com o colaborador que realizará a viagem, o que a empresa espera desse encontro, o que ele pode ou não fazer e qual será a melhor forma de abordagem para que o resultado seja alcançado.

Dessa forma, é possível que juntos, empresa e funcionário consigam chegar a uma estratégia extremamente eficaz e inspiradora, visando trazer diversos benefícios para a empresa.

Entenda os limites da empresa

Um passo importante, é equilibrar necessidades e possibilidades. Isso também vale para a criação da política de viagens. De nada adianta realizar planejamentos e estratégias mirabolantes, mas que fogem completamente do orçamento e configuração da empresa.

É necessário sempre manter os pés no chão e ter uma visão abrangente da empresa. Dessa forma, é possível também, otimizar as funções e não sobrecarregar a equipe.

Deixar de elaborar uma política exclusivamente para a sua empresa nunca é uma boia ideia. Há inúmeros exemplos prontos disponíveis em sites pela internet. No entanto, se a sua corporação se compromete com os resultados e se preocupa verdadeiramente com o caminhar do seu negócio, é indiscutível a necessidade de compreender os limites da sua empresa e realizar uma política própria.

Não importa se muito detalhada, pouco ou se há menos recursos a serem investidos em viagens do que o seu concorrente.  Saber os seus limites e incorpora-los num documento personalizado proporciona efetividade nas ações, otimização de processos e mais qualidade de atendimento em todas as frentes da sua empresa.

Adequação à cultura organizacional da empresa

Deixar de lado os aspectos organizacionais da empresa é, geralmente, o grande ponto responsável por uma viagem malsucedida.

Toda a organização e documentação da viagem deve seguir exatamente o padrão profissional e estrutural dos capitães da empresa. Com isso, será muito mais fácil estipular metas, prazos e deixar claro os limites e diretrizes da organização.

Orçamentos

O tópico referente ao orçamento é geralmente o mais temido para a organização de políticas de viagem. Isto porque, viagens de negócios acarretam despesas grandes, e precisam ser avaliadas com muito cuidado. Na política de viagens, os orçamentos precisam estar bem destacados e descritos de forma clara. É possível colocar um limite de valor para alimentação, controle sobre a prestação de contas, política de reembolso etc. As estratégias colocadas em prática no orçamento são extremamente eficientes e afetam de maneira positiva a parte financeira da empresa.

Vale lembrar que um orçamento bem planejado evita uma série de problemas e os gastos desnecessários diminuem consideravelmente.

Atente-se ao colaborador

Entender o perfil e o método de trabalho de cada colaborador pode, muitas vezes, ser um desafio para cada gestor. Porém, é importante lembrar que são os funcionários quem representarão a empresa durante a viagem.

A elaboração da política de viagens precisa ser clara e objetiva, de modo que atenda a todos os perfis de colaboradores.  Elencar tópicos de fácil entendimento, fornecer telefones de contato, ser detalhista nas exigências evita falhas de comunicação e tomadas de decisões erradas.

Por isso, caso estejam insatisfeitos e mal orientados com relação à viagem, é possível que isso reflita negativamente na imagem da empresa.

Ao elaborar uma viagem, é importante estar atento às preferências e experiências vividas pelo colaborador. Mesmo que a viagem seja feita a trabalho, é preciso levar em conta o conforto e a acomodação dos funcionários.

Uma boa dica é reservar um momento de lazer para que o colaborador consiga relaxar. Traçar um roteiro turístico breve, garante o respiro necessário para que o colaborador recarregue as energias e consiga realizar sua missão de maneira mais leve e equilibrada.

Se a sua corporação ainda não possui uma política de viagens ou encontra dificuldades em executa-la com precisão, a Nix Travel pode ajudar a sua empresa. Somos uma agência comprometida e pronta para auxiliar empresários a elaborarem e cumprirem a política de viagens que mais se encaixa no perfil de sua empresa.

Junto aos nossos colaboradores, gestores, secretárias executivas e setor administrativo podem juntos, conduzir a sua empresa a realizar a melhor política, levando em consideração o seu orçamento, exigências, dificuldades e qualquer outro ponto que a sua empresa precisar.

Seguindo todas essas estratégias e sem deixar de cogitar uma empresa tão competente como a Nix Travel, fica muito mais fácil planejar uma viagem que trará bons frutos para a empresa.